Sampul Buku – Laporan keuangan adalah merupakan laporan yang menunjukan kondisi finansial suatu entitas pada suatu periode tertentu. Hal ini terkait dengan beberapa format, contoh, macam macam dan jenis-jenis laporan keuangan perusahaan. Memahami kondisi keuangan dengan laporan yang ada, Anda dapat memantau perkembangan bisnis Anda. Berikut ini kegunaan formulir administrasi & keuangan perusahaan. Yuk simak penjelasnnya.
Formulir adalah lembaran kartu/kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya terdapat data/informasi yang bersifat tetap dan juga bagian lain yang diisi dengan bagian yang tidak tetap
Dalam hal Administrasi dan Keuangan Perusahaan, formulir berfungsi sebagai dokumen yang memiliki kekuatan untuk membantu pihak-pihak yang terlibat dalam menetapkan tanggung jawab dan merekam transaksi bisnis perusahaan.
Formulir seringkali dibuat melalui prosedur yang salah. Sementara mengingat fungsinya dalam merekam transaksi bisnis, kesalahan dalam prosedur pembuatan bisa mempengaruhi kekuatan rekaman transaksi. Hal itu juga bisa terjadi jika formulir tersebut sulit untuk diisi.
Hal lain yang seringkali terjadi dalam pembuatan formulir adalah unsur mubasir seperti memuat informasi yang tidak dibutuhkan. Dalam hal perlakuan terhadap formulir, adakalanya keberadaan formulir itu dianggap sepele sehingga formulir tersebut dibiarkan tumpang tindih dengan yang lain. Akibatnya saat data yang ada di formulir tesebut dibutuhkan, formulir yang dimaksud butuh waktu untuk ditemukan.
Kesalahan lain yang cukup riskan adalah ketika instruksi formulir kadang tidak lengkap dan tidak jelas. Kesalahan itu tentu berdampak pada tidak maksimalnya pengguna formulir dalam mendapatkan fungsi formulir. Kejadian demikian kadangkala juga disebabkan oleh desain formulir tidak standar.
Menilik dari manfaat besar dari formulir dan laporan ini, akan lebih baik jika ia dirancang sedemikian kian rupa agar berfungsi maksimal bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Apalagi ketika berbagai formulir dan laporan disatukan dalam satu tempat yang sama. Maksimalnya perwajahan Formulir Administrasi dan Keuangan Perusahaan ini, akan memberi berbagai manfaat apalagi jika perwajahannya dirancang per-divisi/departemen, sehingga akan mengurangi kemungkinan kesalahan dalam pencatatan transaksi dan laporan.
Sampul Buku – Sistem Kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kepada urutan waktu surat diterima dan waktu surat keluar. Umumnya, penyimpanan arsip dengan sistem ini mempergunakan map ordner dan lemari arsip sebagai wadah penyimpanannya. Berikut ini merupakah sistem kearsipan kronologis
6 Menurut Anhar, system Kronologis adalah suatu system kearsipan dengan menyimpan surat atau dokumen berdasarkan hari, bulan, atau tahun. Tanggal yang dijadikan kode surat tanggal pembuatan surat atau tanggal pembuatan surat atau tanggal penerimaan surat
Sistem kronologis, yang menggunakan kalender sebagai patokan pengindeksan. Dalam bidang administrasi, tanggal dapat menunjukan:
– Saat ditandatanganinya sebuah surat atau dokumen atau arsip
– Saat dimulai ketentuan yang ada dalam surat atau dokumen atau arsip
– Saat surat atau dokumen atau arsip tersebut dikirimkan keluar dari organisasi
– Saat yang menunjukkan hari, bulan,dan tahun berlangsungnya suatu peristiwa atau ditulisnya surat atau dokumen atau arsip.
Sistem ini didasarkan pada urutan waktu surat atau dokumen atau arsip diterima atau waktu dikirim ke luar organisasi. Untuk keperluan tersebut, Keberadaan buku agenda sangat penting karena susunannya harus didahului dengn pencarian informasi mengenai waktu surat dibuat, atau dikirim melalui buku agenda.
Kelebihan Sistem Kronologis yaitu :
Mengindeks pada system ini adalah menetepkan tanggal. Tanggal diuraikan atas urutan hari, bulan, dan tahun. Selanjutnya hasil indeks tersebut diambil sebagai dasar pembuatan kode. Kode ini berupa tulisan tanggal dengan menggunakan angka baik untuk hari, bulan, dan tahun.
Surat yang tertera tanggal pembuatannya adalah 5 Januari 2000 maka indeks surat tersebut adalah 2000 Januari 5 dan kodenya adalah 5-1-2000 atau 5/1/2000
Penyusunan guide laci filing cabinet dimulai dari belakang berurutan kedepan dari bulan Januari hingga Desember. Jadi guide Desember letaknya paling depan. Demikian juga untuk penyusunan map/foldernya, folder 1 paling belakang dan 30/31 paling depan.
Sampul Buku – Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti shahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital. Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada. Berikut ini macam-macam sistem penyimpanan arsip.
Di Indonesia, setidaknya ada 5 jenis sistem penyimpanan arsip yang sering digunakan, baik oleh perusahaan maupun instansi pemerintahan. Beberapa sistem tersebut antara lain:
Sistem penyimpanan arsip ini biasanya digunakan oleh arsiparis yang melakukan indexing atau klasifikasi dokumen atau arsip berdasarkan nomor atau numerik sebagai pengganti dari nama orang atau badan. Penggantian tersebut dikenal pula dengan sebutan indirect filing system, karena penentuan nomor pada arsip akan dilakukan berdasarkan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu.
Kelebihan dari sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor adalah lebih sederhana, cepat, dan juga dapat digunakan pada semua jenis dokumen, bahkan dapat pula dicantumkan sebagai nomor referensi saat korespondensi dengan pihak internal dan eksternal.
Sementara itu, kelemahan dari sistem ini terletak pada waktu untuk indexing yang lebih lama, banyaknya folder yang digunakan untuk berbagai jenis dokumen atau surat, serta membutuhkan ruangan yang lebih luas untuk menyimpan semua arsip.
Berbeda dengan sebelumnya, sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad biasanya menggunakan metode penyusunan dokumen yang dilakukan secara berurutan, mulai dari arsip berawalan huruf A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan indexing.
Kelebihan dari penggunaan sistem ini terletak pada kemudahan dalam memahami penataan folder, meminimalisir kesalahan karena dikelompokkan berdasarkan abjad yang sama, dan juga lebih mudah dalam mencari dokumen yang dibutuhkan.
Di sisi lain, kelemahan dari sistem abjad adalah pemberian label pada folder yang membutuhkan banyak tenaga, kemungkinan adanya kesalahan dalam penempatan berkas jika tidak memiliki SOP yang tepat, dan juga mudah dipalsukan karena abjad mudah diganti di dalam surat.
Jika Anda memiliki kebutuhan untuk mencari dokumen berdasarkan tanggal, maka sistem penyimpanan arsip ini cocok untuk diterapkan. Biasanya, metode yang digunakan untuk indexing dimulai dari tanggal datangnya dokumen atau surat, lalu disusun dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, bulanan, bahkan juga berdasarkan tahun sesuai kebutuhan.
Kelebihan dari sistem ini adalah cocok digunakan bagi surat atau dokumen yang memiliki tanggal jatuh tempo dan juga mudah dan sederhana saat indexing. Meskipun begitu, kelemahan dari sistem ini terletak pada sulitnya penemuan kembali jika sudah diarsipkan dan tidak dapat murni menggunakan tanggal saja, tetapi butuh dikombinasikan dengan abjad.
Sistem penyimpanan arsip ini digunakan untuk menyimpan arsip yang dikelompokkan berdasarkan jenis masalah yang sering terjadi. Oleh karena itu, sistem ini sangat cocok diterapkan bagi instansi pemerintahan atau perusahaan yang sering berhubungan dengan keluhan pelanggan.
Kelebihan dari sistem ini terletak pada kemudahan dalam mencari keterangan yang dibutuhkan dan juga dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya. Sementara itu, kelemahannya adalah sulit diklasifikasikan, khususnya jika terdapat berbagai perihal atau subjek yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.
Sistem penyimpanan arsip yang terakhir adalah geographical filing system. Jika Anda menggunakan sistem ini, biasanya arsip akan dikelompokkan berdasarkan daerah atau wilayah yang tertera pada alamat surat atau dokumen. Nantinya, dokumen akan diklasifikasikan menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan kota, daerah, atau negara dari dokumen berasal dan tujuannya.
Kelebihan dari sistem ini adalah mudah dicari jika keterangan wilayah sudah diketahui dan juga lebih mudah mengetahui jika ada dokumen yang tersimpan. Di sisi lain, kelemahannya adalah risiko kesalahan dalam penyimpanan yang lebih besar, kesulitan dalam mengelompokkan surat yang alamatnya tidak lengkap, dan juga perlu SOP yang jelas dan terperinci.
Sampul Buku – Salah satu hal yang cukup rumit dalam pelaksanaan sistem abjad adalah mengindek nama, baik itu nama orang atau nama perusahaan. Pekerjaan ini betul-betul butuh kejelian dan ketelitian. Karena, jika salah mengindeks pasti akan salah memberikan kode; salah memberi kode, pasti salah menyimpan; salah menyimpan, berarti suratnya tak bakal ditemukan saat dibutuhkan, itu artinya suratnya hilang. Berikut ini cara mengindeks nama perusahaan atau lembaga
Indeks dari nama-perusahaan yang bukan berasal dari nama-orang atau kalaupun berasal dari nama-orang tetapi tidak-lengkap dituliskan seperti urutan semula.
Nama-orang tidak lengkap terdiri dari satu unit. Jenis (bentuk) usaha yang terdiri dari kata ganda atau majemuk diindeks sebagai 1 (satu) unit, misalnya Toko Buku, Perseroan Terbatas, Beauty Salon, dan lain-lain.Contoh :
Indeks dari nama-perusahaan yang berasal dari nama-orang-lengkap dituliskan yaitu dengan urutan nama-belakang, nama-depan, dan nama-tengah (bilamana ada). Nama-orang-lengkap terdiri lebih dari satu unit. Contoh :
Kata sandang “the” di dalam indeks ditulis di dalam tanda kurung.
“The” yang terletak di depan, pada indeks diletakkan di belakang di dalam tanda kurung. “The” yang terletak di tengah, pada indeks diletakkan pada unit sebelumnya di dalam tanda kurung. Contoh :
Nama lembaga berupa singkatan diindeks sesuai dengan kepanjangannya, masing-masing dituliskan dalam 1 unit. Contoh :
Nama Badan Pemerintah Daerah diindeks menurut nama-daerah, diikuti tingkat daerah bersangkutan, kemudian seterusnya nama-nama-instansi dari yang tinggi ke yang lebih rendah, dengan masing-masing tingkat-instansi ditempatkan dalam tanda kurung di belakang nama-instansi masing-masing. Kata-kata yang di dalam tanda kurung adalah bukan. Jenis perguruan tinggi di belakang dari namanya di dalam indeks.
Angka yang terdapat pada nama diindeks dalam bentuk huruf sesuai bahasa dari nama bersangkutan , dan dianggap sebagai satu unit. Contoh:
Pertama-tama diindeks menurut nama kota, kemudian bagian dari nama kota (bila ada), kedudukan bank dalam tanda kurung, dilanjutkan dengan nama bank, diikuti kata “bank”. Contoh :
Nama sekolah diindeks pada nama kota, kemudian diikuti dengan nama sekolah dan nomor. Contoh :
Sampul Buku – Di dalam surat dinas pemerintahan atau resmi, memo juga dikenal sebagai nota dinas. Terkadang, ada juga yang menyebutnya sebagai memorandum. Memo sebagai nota dinas pemerintah merupakan jenis surat yang biasa digunakan dalam suatu kantor atau organisasi secara intern. Secara umum, memo digunakan untuk mencari atau menyampaikan informasi serta petunjuk secara singkat dan tertulis yang dilakukan antar pejabat kantor. Memo juga bisa digunakan untuk menyebut suatu surat khusus yang digunakan sebagai sarana menyampaikan pesan atau pengingat antar pejabat dalam lingkungan instansi atau lembaga tertentu. Berikut ini memo dan nota dinas.
Memo berasal dari kata memorandum, karena bersifat memory maka memo dapat dibuat secar horizontal, vertikal, ataupun
diagonal.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan:
1.Perhatikan format baku yang ada pada organisasi ybs.
2.Perhatikan kepada siapa memo tersebut ditujukan.
Nota berasal dari kata note, karena bersifat catatan maka nota biasanya diberikan atasan kepada bawahan.
Alat komunikasi intern antar pejabat satuan organisasi yang memuat atau berisi pemberitahuan, permintaan, penjelasan, laporan dsb. Berisi tentang catatan singkat tentang pokok2 persoalan.
Akan dijadikan bukti hukum untuk setiap tindakan yang di ambil suatu organisasi. Sifatnya catatan tentang hal-hal yang harus dilakukan.
Memiliki jangka waktu panjang
Nota dinas dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain
Sampul Buku – Dalam setiap kegiatan organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta akan menghasilkan arsip. Informasi yang terekam tersebut yang berupa arsip merupakan bukti dari kegiatan organisasi dan juga merupakan memori organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu, arsip perlu ditata sesuai prosedur kearsipan yang baik agar arsip tetap terjaga keutuhan fisik maupun informasinya. Hilangnya arsip akan berakibat negatif bagi organisasi misalnya organisasi tidak dapat beroperasi lagi, timbul kekacauan dalam organisasi dan lain-lain. Oleh karena itu, arsip perlu mendapatkan perhatian dan perlindungan serta melakukan penataan yang baik dan benar. Hal ini memberikan pengertian bahwa arsip harus dilindungi dan diselamatkan dengan melakukan pengelolaan manajemen kearsipan.
Pengendalian kegiatan pengurusan surat/arsip, baik surat masuk maupun surat keluar, sepenuhnya dibebankan dan dipertanggungjawabkan secara terpusat (sentral) pada suatu organisasi yang disebut unit kearsipan.Dalam praktek penyimpanan arsip yang menggunakan penyimpanan asas sentralisasi, penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan, pengendalian, dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kersipan. Surat masuk yang diterima langsung oleh unit pengelola harus disampaikan informasi terlebih dahulu ke unit kearsipan sehingga surat masuk tersebut teregister di unit yang berwenang. Dengan melihat kondisi seperti ini maka asas sentralisasi sesuai untuk organisasi yang lingkup kerjanya berada dalam satu gedung atau satu atap dengan volume surat yang ditangani relatif kecil.Struktur organisasi yang menggunakan asas penyimpanan sentralisasi:
Pengendalian kegiatan pengelolaan surat/arsip, baik surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi.Dalam praktek penyimpanan arsip yang menggunakan penyimpanan asas desentralisasi, pengolongan, pengarahan dan pengendalian surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit pengelola. Setiap unit pengelola mempunyai sarana pencatatan surat masing-masing. Kelebihan dari asas ini adalah penyampaian surat ke meja kerja menjadi lebih cepat dan surat tersebut manjadi lebih cepat diproses dan ditindaklanjuti. Kelemahannya yaitu kemungkinan terjadinya ketidakseragaman sistem dan prosedur pengendalian dan pencatatan surat di samping tentu saja kemungkinan pengunaan sarana dan peralatan yang tidak efisien.
Gabungan dari sistem sentralisasi dan desentralisasi, yaitu masing-masing unit kerja dapat melaksanakan pengelolaan suratnya sendiri-sendiri, namun pengendaliannya dilakukan secara terpusat.Asas desentralisasi terkendali merupakan kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi dalam arti bahwa sentralisasi terhadap prosedur, sistem, peralatan, dan SDM kearsipan yang dilakukan oleh unit kearsipan dan desentralisasi dalam pelaksanaannya. Asas ini terutama dilakukan oleh organisasinya yang relative besar dengan kegiataan dan bobot pekerjaan yang relatif kompleks dan juga sekaligus untuk mengantisipasi kelemahan-kelemahan dari kedua asas di atas.
Struktur organisasi yang menggunakan asas penyimpanan gabungan:
Sampul Buku – Penyimpanan arsip adalah salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan datang. Penyimpanan Arsip merupakan rangkaian pengelolaan arsip agar aman, terjaga dan terpelihara. Berikut ini prinsip dasar kearsipan.
Sampul Buku – Pengelolaan arsip dilingkungan instutusi pemerintahan snagatlah penting. Pentingnya kearispan ini sesuai dengan Undang-undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan dan Kebijakan Pengembangan Jabatan Fungsional Arsipari. Betapa pentingnya pengelolaan arsip di lingkungan pemerintahan daerah. Yuk Simak penjelasannya.
Untuk menunjang kegiatan admisnistrasi yang efisien diperlukan sebuah pengelolaan arsip yang baik, adapun permasalahan – permasalahan yang sering ditemui dalam pengelolaan arsip dilingkungan pemerintahan daerah antara lain :
Dari berbagai permasalahan yang sering ditemui dalam pengelolaan kearsipan dilingkungan pemerintahan adalah seringnya terjadi penumpukan arsip di sembarang tempat, baik itu kertas kerja, laporan, buku dan lain sebagainya, padahal sebagai sebuah arsip yang memiliki informasi penting didalamnya, keberadaan arsip haruslah di jaga dan dilestarikan serta dilindungi dari berbagai macam ancaman yang dapat mengganggu keberadaan arsip itu sendiri. dimana hal ini bisa terjadi akibat beberapa hal, antara lain :
Padahal secara fungsi pengelolaan kearsipan merupakan sebuah elemen yang dapat membantu berjalannya roda organisasi dengan efektif dan efisien, dengan adanya pengelolaan kearsipan yang baik maka secara langsung akan membantu perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pengelolaan informasi yang tepat sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Dengan kata lain sebuah sistem pengelolaan kearsipan yang baik merupakan sebuah kebutuhan yang vital bagi sebuah organisasi pemerintahan, dimana pengelolaan kearsipan yang baik mampu memberikan solusi akan kebutuhan pengelolaan kearsipan dalam sebuah instansi pemerintahan.
Sampul Buku – Jenis jenis tata ruang kantor ada bermacam-macam. Keputusan memilih desain kantor biasanya mengikuti kebutuhan perusahaan, daya tampung ruangan, hingga jumlah pegawai yang bekerja di dalamnya. Maka dari itu, jangan sembarangan memilih jenis tata ruang kantor. Pasalnya, hal ini tidak hanya menyangkut faktor estetika saja, namun operasional dan efektivitas dari perusahaan tersebut. Berikut ini kelebihan dan kekurangan 4 jenis tata ruang kantor. Yuk simak penjelasannya.
Tata ruang berkamar adalah tata ruang untuk bekerja yang dipisahkan menggunakan sekat/kamar-kamar. Sekat tersebut dapat terbuat dari kayu maupun tembok atau benda keras lainnya. Tata ruang berkamar juga sering disebut tata ruang tertutup. Keuntungan tata ruang bersekat atau berkamar ini antara lain adalah sebagai berikut:
Sampul Buku – Dalam kegiatan mengarsip, mengaplikasikan sistem yang baik dalam menyimpan arsip menjadi suatu hal yang penting.Hal pertama yang harus dilakukan dalam menyimpan arsip dengan sistem subjek adalah marancang daftar klasifikasi masalah. Mulai dari masalah utama (main subjek) atau lajur utama, sub masalah atau lajur pembantu, dan sub-sub subjek atau lajur kelompok kecil. Beikut ini penyimpanan arsip sistem subjek. Yuk simak artikel ini:
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat. Dalam mengelola arsip pribadi kita juga dapat menerapkan sistem subjek, misalnya di rumah tangga. Ada arsip tentang pembayaran rekening listrik, rekening telepon, arsip tentang ijazah, akte kelahiran, dan lain-lain.
![]() |
Pada sistem subjek ini sebelum kita menyimpan arsip hendaknya dipersiapkan terlebih dahulu Daftar Klasifikasi Arsip. Daftar klasifikasi arsip ini adalah daftar yang berisi tentang pengelompokan arsip berdasarkan masalah-masalah, secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.
Tujuan pembuatan daftar klasifikasi subjek adalah sebagai berikut:
Dalam menyusun daftar klasifikasi subjek, masalah-masalah yang ada dibagi menjadi beberapa tingkatan, yaitu sebagai berikut.
berikut contohnya.
Masalah Utama
|
Masalah
|
Sub Masalah
|
Kp : Kepegawaian
|
Cuti
|
a. Cuti Melahirkan
b. Cuti Sakit
c. Cuti Tahunan
|
Mutasi
|
a. Kenaikan golongan
b. Masa kerja
c. Tunjangan keluarga
d. Alih tugas
e. Jabatan
|
![]() |
filing cabinet sistem subjek |
![]() |
guide sistem subjek |
![]() |
hanging map dalam sistem subjek |
Proses penyimpanan dalam sistem arisp ini menggunakan peralatan atau perlengkapan seperti berikut ini.
1. Filing cabinet; jumlah laci disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah utama
2. Guide; jumlanya disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah
3. folder; jumlahnya disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah
4. Kartu Indeks
5. Rak Sortir
6. Lemari kartu indeks
Langkah-langkah menyimpan arsip sistem subjek pada dasarnya sama dengan sistem-sistem yang lain, yaitu sebagai berikut.
a. memeriksa berkas
Berkas atau surat yang disimpan diperiksa untuk memastikan apakah arsip sudah selesai diproses atau belum, dengan melihat tanda-tanda perintah surat disimpan. Pada saat memeriksa petugas sekaligus menentukan subjek surat tersebut.
Contoh: Bagas akan menyimpan surat dari ibu Arliani tentang cuti sakit. Berarti surat tersebut subjeknya adalah Cuti Sakit.
b. mengindeks
Mengindeks dalam sistem subjek artinya menentukan permasalahan surat dengan mencocokan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat.
c. mengode
Menuliskan kode pada surat tersebut sesuai dengan daftar klasifikasi subjek. Jika daftar klasifikasi subjek menggunakan kode beberapa huruf atau angka, maka kode yang ditulis pada surat adalah kode huruf atau angka tersebut. Tetapi jika daftar klasifikasi tidak menggunakan kode, maka yang ditulis adalah nama subjeknya. Kode subjek yang ditulis adalah nama/nomor subjek pada daftar klasifikasi yang tingkatannya paling kecil.
d. menyortir
Surat-surat yang mempunyai kode yang sama dikelompokan menjadi satu. Apabila surat hanya satu, maka tidak perlu disortir.
e. menempatkan
Surat-surat ditempatkan sesuai dengan kode sura dan kode tempat penyimpanan.
contoh: surat sakit dari ibu Arliani ditempatkan dalam laci berkode Kepegawaian, dibelakang guide cuti dan di dalam hangin folder Cuti sakit.
Catatan: sebelum surat ditempatkan secara permanen pada tempat penyimpanan, jangan lupa untuk membuat kartu indeks terlebih dahulu.
Perhatikan contoh kartu indeks berikut.
![]() |
kartu indeks |