SOP penyimpanan dokumen dan manfaatnya untuk Perusahaan

ByWulan Febriolita

SOP penyimpanan dokumen dan manfaatnya untuk Perusahaan

SOP penyimpanan dokumen dan manfaatnya untuk Perusahaan

SOP penyimpanan dokumen dan manfaatnya untuk PerusahaanSampul BukuArsip Dokumen merupakan sumber in2ormasi yang dapat terpercaya . Valid otentik oleh karena itu harus terkelola secara baik dan benar. Pengelolaanarsip dokumen secara baik mengandung pengertian bahwa arsip dokumen harus dapat tersajikan secara cepat. Tepat dan lengkap untuk mendukung kelancaran pelaksanaankegiatan sehari-hari organisasi perusahaan. Berikut ini SOP penyimpanan dokumen dan manfaatnya untuk perusahaan.

Pengertian SOP Penyimpanan Dokumen

Setiap perusahaan memiliki SOP atau Standart Operation Procedure, yang mengatur operasional manajemen perusahaan atau penyimpanan data dan arsip perusahaan. Pengertian SOP penyimpanan dokumen adalah cara yang efektif untuk prosedur penyimpanan arsip atau dokumen penting perusahaan dalam jangka waktu yang lama.

Untuk itu persyaratan SOP penyimpanan dokumen dan formatnya akan berbeda dari satu industri ke industri lainnya. Persyaratan SOP juga dapat bergantung pada jenis kegiatan yang terlakukan organisasi Anda, atau peraturan apa yang teratur oleh bisnis Anda.

sop penyimpanan dokumen

Manfaat SOP penyimpanan dokumen

Dokumen merupakan salah satu aset yang sangat penting dalam hidup. Maka dari itu, simpanlah dokumen tersebut dengan tepat, yaitu lakukan kedua cara penyimpanan dokumen baik secara manual dan digital. Hal ini tentunya untuk menghindari hal-hal yang tidak teringinkan.

Anda tidak perlu khawatir karena masih ada dokumen yang sebelumnya sudah tersimpan secara digital baik melalui email atau drive. Dengan begitu, akan lebih mudah ketika Anda ingin membuat kembali dokumennya.

SOP penyimpanan dokumen sangatlah penting, agar menyimpan dokumen dengan memakai prosedur yang benar.  Tujuannya adalah memastikan bahwa Anda memiliki sistem pengarsipan dan prosedur penyimpanan dokumen yang berkualitas dan terstruktur. Berikut ini terdapat dua cara menyimpan dokumen penting dengan benar agar dokumen tetap dalam kondisi yang aman, di antaranya:

Cara penyimpanan Dokumen secara Manual

1.    Jangan Dilaminating

Jangan pernah melakukan laminating setiap dokumen yang memiliki karena akan membuat dokumen tersebut sulit terbuka ketika terperlukan. Alasannya ketika akan menggunakan berkas dokumen yang asli, suatu saat pasti akan dicek keasliannya. Otomatis laminating harus dibuka dan tentu saja hal itu akan membuat dokumen menjadi rusak karena plastik dan kertasnya sudah menempel kuat.

2.    Perbanyak Dokumen

Perbanyak dokumen di sini bukan berarti harus membuatnya dalam jumlah yang banyak, melainkan hanya perlu fotokopi dokumen penting tersebut dalam jumlah yang banyak misalnya 10 atau 20 lembar di setiap dokumen.

Dengan begitu, bila Anda memerlukan dokumen tidak perlu membawa yang asli, bawa saja fotokopinya. Kalau perlu beberapa dokumen seperti ijazah dilegalisir terlebih dahulu. Fotokopi ini bisa berupa hitam putih ataupun berwarna dan pilihlah yang terbaik.

3.   Simpan Dalam Map

Map terbagi menjadi dua jenis, yakni kertas dan plastik yang memiliki ketebalan plastik yang beragam. Agar dokumen yang disimpan bisa lebih aman dan tahan lama, sebaiknya pilihlah map yang terbuat dari bahan plastik dengan kualitas ketebalan terbaik.

4.    Simpan di Dalam Lemari

Setelah dokumen sudah dimasukan ke dalam map, jangan Anda biarkan diletakan di sembarang tempat apalagi yang mudah terjangkau oleh anak-anak atau bahkan air banjir. Sebaiknya simpan ke dalam lemari pakaian bagian paling atas atau lemari yang dikhususkan untuk menyimpan dokumen. Jangan lupa beri label di setiap map agar lebih mudah mencarinya tanpa harus membongkar semua berkas

5.    Simpan dokumen Dalam Brankas

Brankas sangat berguna untuk melindungi barang dan dokumen berharga dari bahaya pencurian dan kebakaran. Adapun jenis brankas yang perlu diketahui,

Tempat penyimpanan dokumen

1.    Lemari Arsip/ Filling Cabinet

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk lemari yang terbuat dari kayu, alumunium atau besi baja tahan karat/api.

  1. Steel Safes, brankas yang terbuat dari plat besi atau besi baja yang biasa digunakan untuk menyimpan uang yang hanya sedikit. Namun, sayangnya brankas ini tidak bisa menahan api.
  2. Fire Safes, brankas ini tahan terhadap api dan dari ketebalannya saja berbeda dengan jenis brankas yang lainnya.
  3. Fire and Regular Safes, brankas yang memiliki keamanan tinggi karena tahan terhadap api dan dobrakan keras. Brankas jenis ini juga ada fitur penguncian otomatis dengan desain khusus.

2.    Gunakan Safe Deposit Box

Selain menyimpan dalam brankas atau lemari arsip, dokumen penting bisa juga disimpan dalam Safe Deposit Box, yaitu berupa kotak untuk menyimpan harta dan surat-surat berharga yang terdapat di bank, kantor pos dan lembaga lainnya.

Kotak penyimpanan ini terbilang sangat aman karena terbuat dari baja kuat yang dirancang khusus, sehingga tahan terhadap bongkaran paksa, kebakaran, banjir, dan lainnya.

Syarat untuk mendapatkan kotak penyimpanan ini, nasabah harus membuka tabungan/giro atau mengeluarkan sejumlah uang kepada lembaga terkait yang dituju sebagai biaya sewa. Lalu nasabah akan diberikan kunci kombinasi khusus, tanda tangan penyewa, dan sebagainya.

sop penyimpanan dokumen

Penerapan SOP penyimpanan Dokumen

1.    Map Arsip/ Folder

Adalah lipatan kertas/ plastik tebal untuk penyimpanan arsip.

Macam-macam Map arsip/ folder yaitu :

  • a. Stofmap folio (map berdaun)
  • b. Snelhechter (map berpenjepit)
  • c. Brief Ordner (map besar berpenjepit)
  • d. Portapel (map bertali)
  • e. Hanging Folder (map gantung)

2.    Sekat Petunjuk/ Guide

Adalah alat yang terbuat dari karton/ plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder.

4.    Rak Arsip

Adalah lemari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan dalam ordner atau kotak arsip.

5.    Kotak/ Almari Kartu/ Card Cabinet

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali, kartu indeks dan kartu-kartu lain yang penyimpanannya tidak boleh sembarangan agar mudah untuk ditemukan kembali.

6.    Berkas Peringatan/ Tickler File

Adalah alat yang tergunakan untuk menyimpan arsip/ kartu-kartu yang memiliki tanggal jatuh tempo.

7.    Kotak Arsip/ File Box

Adalah alat yang tergunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu memasukkan ke dalam folder/ map arsip.

8.    Rak Sortir

Adalah alat yang tergunakan untuk memisah-misahkan surat yang terterima, terproses, terkirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip sebelum tersimpan

Tata Cara penyimpanan Arsip/dokumen

1.    Horizontal Filing (Flat Filing)

Penyimpanan arsip dengan cara arsip memasukkan dalam stopmap dan snelhecter kemudian tertumpuk ke atas dalam lemari arsip (disusun secara mendatar/ horizontal dari bawah ke atas).

2.    Vertical Filing

Penyimpanan arsip dengan cara arsip memasukkan dalam folder/ map arsip kemudian  meletakkannya berdiri/ tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder/ map) dan tersusun berurutan dari depan ke belakang.

3.   Lateral Filing

Penyimpanan arsip dengan cara arsip termasukkan dalam snelhecter dan brief ordner kemudian terletakkan berdiri dengan punggung depan.

Prosedur Penyimpanan Arsip/dokumen

  1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk tersimpan ( meneliti tanda pelepas surat/ release mark ).
  2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.
  3. Indeks/ kode surat terbuat sesuai sistem penyimpanan arsip agar memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
  4. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan  surat.
  5. Menyimpan surat ke dalam map (folder).
  6. Penyimpanan surat ke dalam map/ folder
  7. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang terpergunakan.
sop penyimpanan dokumen

Penyimpanan arsip menggunakan sistem

  1. Abjad (Alphabetic Filing System)
  2. Tanggal (Chronological Filing System)
  3. Nomor (Numeric Filing System)
  4. Wilayah (Geographic Filing System )
  5. Sistem Subyek/ Pokok Masalah (Subject Filing System)

Itulah SOP penyimpanan dokumen dan manfaatnya untuk perusahaan. semoga bermanfaat.

About the author

Wulan Febriolita administrator

Leave a Reply