Sistem Kearsipan Kronologis

ByWulan Febriolita

Sistem Kearsipan Kronologis

Sistem Kearsipan Kronologis

5 Macam Sistem Penyimpanan Arsip - Ilmu Ekonomi IDSampul Buku – Sistem Kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kepada urutan waktu surat diterima dan waktu surat keluar. Umumnya, penyimpanan arsip dengan sistem ini mempergunakan map ordner dan lemari arsip sebagai wadah penyimpanannya.  Berikut ini merupakah sistem kearsipan kronologis

 

Filling sistem tanggal juga sering disebut sebagai sistem waktu.

6  Menurut Anhar, system Kronologis adalah suatu system kearsipan dengan menyimpan surat atau dokumen berdasarkan hari, bulan, atau tahun. Tanggal yang dijadikan kode surat tanggal pembuatan surat atau tanggal pembuatan surat atau tanggal penerimaan surat

Sistem kronologis, yang  menggunakan kalender sebagai patokan pengindeksan. Dalam bidang administrasi, tanggal dapat menunjukan:

–          Saat ditandatanganinya sebuah surat atau dokumen atau arsip

–          Saat dimulai ketentuan yang ada dalam surat atau dokumen atau arsip

–          Saat surat atau dokumen atau arsip tersebut dikirimkan keluar dari organisasi

–          Saat yang menunjukkan hari, bulan,dan tahun berlangsungnya suatu peristiwa atau ditulisnya surat atau dokumen atau arsip.

Sistem ini didasarkan pada urutan waktu surat atau dokumen atau arsip diterima atau waktu dikirim ke luar organisasi. Untuk keperluan tersebut, Keberadaan buku agenda sangat penting karena susunannya harus didahului dengn pencarian informasi mengenai waktu surat dibuat, atau dikirim melalui buku agenda.

Kelebihan Sistem Kronologis yaitu :

  1. Sangat cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo
  2. Sangat mudah diterapkan.
  3. Sederhana

Kekurangan Sistem Kronologis

  1. Tidak cocok untuk organisasi besar
  2. Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembi arsip apabila peninjam menyebutkan masalah / perihal arsip tersebut
  3. Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan
  4. Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan system ini
  5. Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat murni 100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad

Syaat-syarat dokumen yang diarsip

  1. Memiliki susunan krononogis yang jelas
  2. Memiliki tanggal

Mengindeks pada system ini adalah menetepkan tanggal. Tanggal diuraikan atas urutan hari, bulan, dan tahun. Selanjutnya hasil indeks tersebut diambil sebagai dasar pembuatan kode. Kode ini berupa tulisan tanggal dengan menggunakan angka baik untuk hari, bulan, dan tahun.

Contoh:

Surat yang tertera tanggal pembuatannya adalah 5 Januari 2000 maka indeks surat tersebut adalah 2000 Januari 5 dan kodenya adalah 5-1-2000 atau 5/1/2000

Langkah-langkah menyimpan arsip

  1. Ambil satu laci filling cabinet, tuliskan judul berupa angka tahun diluarnya
  2. Ambi guide posisi pertama sebanyak 12 buah yang sudah ditulisi nama bulan dari Januari sampai Desember
  3. Atur letak guide tersebut dengan urutan paling belakang  (paling jauh) guide januari. Ambil guide Februari dan letakan di depan Januari. Begitu terus hingga guide bulan Desember terletak di paling depan
  4. Ambil folder lalu tuliskan pada tabnya tanggal 1 sampai dengan 30 atau 31 untuk setiap bualannya sehingga dibutuhkan 365 folder
  5. Atur letak folder dengan yang sama pada letak guide untuk masing-masing bulan.

Dalam menyusun dan menggunakan peralatan kearsipan sistem tanggal diatur sebagai berikut:

  1. Untuk kantor/organisasi yang kecil yang arsipnya belum banyak:
    • Kode laci diambil dari tahun
    • Kode guide diambil dari bulan
    • Kode folder diambil dari tanggal
  2. Untuk kantor/organisasi yang menengah dan besar:
    • Kode laci diambil dari gabungan bulan (2 bulan atau 3 bulan)
      Misalnya: laci untuk bulan Januari dan Februari atau Januari, Februari dan Maret.
    • Kode guide diambil dari bulan
    • Kode folder diambil dari tanggal

Penyusunan guide laci filing cabinet dimulai dari belakang berurutan kedepan dari bulan Januari hingga Desember. Jadi guide Desember letaknya paling depan. Demikian juga untuk penyusunan map/foldernya, folder 1 paling belakang dan 30/31 paling depan.

Langkah-langkah penemuan kembali arsip

  1. Peminjam mengisi blko/bon  pinjam sesuai dengan arsip yang sesuai dengan arsip yang akan dipinjam, dibuat rangkap tiga
  2. Petugas meneliti bon pinjam tersebut untuk mengetahui tanggal suratnya
  3. Petugas menetapkan kode tersebut, petuhas dapat mengetahui tempat penyimpanan arsip dengan mudah dan cepat
  4. Arsip yang bersangkutan diambil dan diserahkan kepada peminjam
  5. Peminjam membubuhkan paraf sebagai bukti peminjaman pada bon pinjam arsip
  6. Patugas meletakan lembar pertama bon tersebut pada folder sebagai ganti arsip yang dipinjam (out slip). Lembar kedua diserahkan kepada peminjam dan lembar ketiga diseimpan didalam ticler file.

About the author

Wulan Febriolita administrator

Leave a Reply