Penyimpanan Arsip secara Konvensional

ByWulan Febriolita

Penyimpanan Arsip secara Konvensional

Penyimpanan Arsip secara Konvensional

konsultan kearsipan | Agungbae123's BlogSampul Buku – Dalam setiap kegiatan organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta akan menghasilkan arsip. Informasi yang terekam tersebut yang berupa arsip merupakan bukti dari kegiatan organisasi dan juga merupakan memori organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu, arsip perlu ditata sesuai prosedur kearsipan yang baik agar arsip tetap terjaga keutuhan fisik maupun informasinya. Hilangnya arsip akan berakibat negatif bagi organisasi misalnya organisasi tidak dapat beroperasi lagi, timbul kekacauan dalam organisasi dan lain-lain. Oleh karena itu, arsip perlu mendapatkan perhatian dan perlindungan serta melakukan penataan yang baik dan benar. Hal ini memberikan pengertian bahwa arsip harus dilindungi dan diselamatkan dengan melakukan pengelolaan manajemen kearsipan.

1.   Asas Sentralisasi

Pengendalian kegiatan pengurusan surat/arsip, baik surat masuk maupun surat keluar, sepenuhnya dibebankan dan dipertanggungjawabkan secara terpusat (sentral) pada suatu organisasi yang disebut unit kearsipan.Dalam praktek penyimpanan arsip yang menggunakan penyimpanan asas sentralisasi, penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan, pengendalian, dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kersipan. Surat masuk yang diterima langsung oleh unit pengelola harus disampaikan informasi terlebih dahulu ke unit kearsipan sehingga surat masuk tersebut teregister di unit yang berwenang. Dengan melihat kondisi seperti ini maka asas sentralisasi sesuai untuk organisasi yang lingkup kerjanya berada dalam satu gedung atau satu atap dengan volume surat yang ditangani relatif kecil.Struktur organisasi yang menggunakan asas penyimpanan sentralisasi:

2.   Asas Desentralisasi

Pengendalian kegiatan pengelolaan surat/arsip, baik surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi.Dalam praktek penyimpanan arsip yang menggunakan penyimpanan asas desentralisasi, pengolongan, pengarahan dan pengendalian surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit pengelola. Setiap unit pengelola mempunyai sarana pencatatan surat masing-masing. Kelebihan dari asas ini adalah penyampaian surat ke meja kerja menjadi lebih cepat dan surat tersebut manjadi lebih cepat diproses dan ditindaklanjuti. Kelemahannya yaitu kemungkinan terjadinya ketidakseragaman sistem dan prosedur pengendalian dan pencatatan surat di samping tentu saja kemungkinan pengunaan sarana dan peralatan yang tidak efisien.

3.   Asas Desentralisasi Terkendali (Gabungan)

Gabungan dari sistem sentralisasi dan desentralisasi, yaitu masing-masing unit kerja dapat melaksanakan pengelolaan suratnya sendiri-sendiri, namun pengendaliannya dilakukan secara terpusat.Asas desentralisasi terkendali merupakan kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi dalam arti bahwa sentralisasi terhadap prosedur, sistem, peralatan, dan SDM kearsipan yang dilakukan oleh unit kearsipan dan desentralisasi dalam pelaksanaannya. Asas ini terutama dilakukan oleh organisasinya yang relative besar dengan kegiataan dan bobot pekerjaan yang relatif kompleks dan juga sekaligus untuk mengantisipasi kelemahan-kelemahan dari kedua asas di atas.

Struktur organisasi yang menggunakan asas penyimpanan gabungan:

About the author

Wulan Febriolita administrator

1 Comment so far

Wulan FebriolitaPosted on7:42 am - Mar 12, 2021

artikelnya sangat bermanfaat, jangan lupa kunjungi website kami juga ya di https://bintangnusantaramap.com Semoga sukses selalu 😊

Leave a Reply