Category Archive artikel

ByWulan Febriolita

SOP penyimpanan dokumen dan manfaatnya untuk Perusahaan

SOP penyimpanan dokumen dan manfaatnya untuk Perusahaan

SOP penyimpanan dokumen dan manfaatnya untuk PerusahaanSampul BukuArsip Dokumen merupakan sumber in2ormasi yang dapat terpercaya . Valid otentik oleh karena itu harus terkelola secara baik dan benar. Pengelolaanarsip dokumen secara baik mengandung pengertian bahwa arsip dokumen harus dapat tersajikan secara cepat. Tepat dan lengkap untuk mendukung kelancaran pelaksanaankegiatan sehari-hari organisasi perusahaan. Berikut ini SOP penyimpanan dokumen dan manfaatnya untuk perusahaan.

Pengertian SOP Penyimpanan Dokumen

Setiap perusahaan memiliki SOP atau Standart Operation Procedure, yang mengatur operasional manajemen perusahaan atau penyimpanan data dan arsip perusahaan. Pengertian SOP penyimpanan dokumen adalah cara yang efektif untuk prosedur penyimpanan arsip atau dokumen penting perusahaan dalam jangka waktu yang lama.

Untuk itu persyaratan SOP penyimpanan dokumen dan formatnya akan berbeda dari satu industri ke industri lainnya. Persyaratan SOP juga dapat bergantung pada jenis kegiatan yang terlakukan organisasi Anda, atau peraturan apa yang teratur oleh bisnis Anda.

sop penyimpanan dokumen

Manfaat SOP penyimpanan dokumen

Dokumen merupakan salah satu aset yang sangat penting dalam hidup. Maka dari itu, simpanlah dokumen tersebut dengan tepat, yaitu lakukan kedua cara penyimpanan dokumen baik secara manual dan digital. Hal ini tentunya untuk menghindari hal-hal yang tidak teringinkan.

Anda tidak perlu khawatir karena masih ada dokumen yang sebelumnya sudah tersimpan secara digital baik melalui email atau drive. Dengan begitu, akan lebih mudah ketika Anda ingin membuat kembali dokumennya.

SOP penyimpanan dokumen sangatlah penting, agar menyimpan dokumen dengan memakai prosedur yang benar.  Tujuannya adalah memastikan bahwa Anda memiliki sistem pengarsipan dan prosedur penyimpanan dokumen yang berkualitas dan terstruktur. Berikut ini terdapat dua cara menyimpan dokumen penting dengan benar agar dokumen tetap dalam kondisi yang aman, di antaranya:

Cara penyimpanan Dokumen secara Manual

1.    Jangan Dilaminating

Jangan pernah melakukan laminating setiap dokumen yang memiliki karena akan membuat dokumen tersebut sulit terbuka ketika terperlukan. Alasannya ketika akan menggunakan berkas dokumen yang asli, suatu saat pasti akan dicek keasliannya. Otomatis laminating harus dibuka dan tentu saja hal itu akan membuat dokumen menjadi rusak karena plastik dan kertasnya sudah menempel kuat.

2.    Perbanyak Dokumen

Perbanyak dokumen di sini bukan berarti harus membuatnya dalam jumlah yang banyak, melainkan hanya perlu fotokopi dokumen penting tersebut dalam jumlah yang banyak misalnya 10 atau 20 lembar di setiap dokumen.

Dengan begitu, bila Anda memerlukan dokumen tidak perlu membawa yang asli, bawa saja fotokopinya. Kalau perlu beberapa dokumen seperti ijazah dilegalisir terlebih dahulu. Fotokopi ini bisa berupa hitam putih ataupun berwarna dan pilihlah yang terbaik.

3.   Simpan Dalam Map

Map terbagi menjadi dua jenis, yakni kertas dan plastik yang memiliki ketebalan plastik yang beragam. Agar dokumen yang disimpan bisa lebih aman dan tahan lama, sebaiknya pilihlah map yang terbuat dari bahan plastik dengan kualitas ketebalan terbaik.

4.    Simpan di Dalam Lemari

Setelah dokumen sudah dimasukan ke dalam map, jangan Anda biarkan diletakan di sembarang tempat apalagi yang mudah terjangkau oleh anak-anak atau bahkan air banjir. Sebaiknya simpan ke dalam lemari pakaian bagian paling atas atau lemari yang dikhususkan untuk menyimpan dokumen. Jangan lupa beri label di setiap map agar lebih mudah mencarinya tanpa harus membongkar semua berkas

5.    Simpan dokumen Dalam Brankas

Brankas sangat berguna untuk melindungi barang dan dokumen berharga dari bahaya pencurian dan kebakaran. Adapun jenis brankas yang perlu diketahui,

Tempat penyimpanan dokumen

1.    Lemari Arsip/ Filling Cabinet

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk lemari yang terbuat dari kayu, alumunium atau besi baja tahan karat/api.

  1. Steel Safes, brankas yang terbuat dari plat besi atau besi baja yang biasa digunakan untuk menyimpan uang yang hanya sedikit. Namun, sayangnya brankas ini tidak bisa menahan api.
  2. Fire Safes, brankas ini tahan terhadap api dan dari ketebalannya saja berbeda dengan jenis brankas yang lainnya.
  3. Fire and Regular Safes, brankas yang memiliki keamanan tinggi karena tahan terhadap api dan dobrakan keras. Brankas jenis ini juga ada fitur penguncian otomatis dengan desain khusus.

2.    Gunakan Safe Deposit Box

Selain menyimpan dalam brankas atau lemari arsip, dokumen penting bisa juga disimpan dalam Safe Deposit Box, yaitu berupa kotak untuk menyimpan harta dan surat-surat berharga yang terdapat di bank, kantor pos dan lembaga lainnya.

Kotak penyimpanan ini terbilang sangat aman karena terbuat dari baja kuat yang dirancang khusus, sehingga tahan terhadap bongkaran paksa, kebakaran, banjir, dan lainnya.

Syarat untuk mendapatkan kotak penyimpanan ini, nasabah harus membuka tabungan/giro atau mengeluarkan sejumlah uang kepada lembaga terkait yang dituju sebagai biaya sewa. Lalu nasabah akan diberikan kunci kombinasi khusus, tanda tangan penyewa, dan sebagainya.

sop penyimpanan dokumen

Penerapan SOP penyimpanan Dokumen

1.    Map Arsip/ Folder

Adalah lipatan kertas/ plastik tebal untuk penyimpanan arsip.

Macam-macam Map arsip/ folder yaitu :

  • a. Stofmap folio (map berdaun)
  • b. Snelhechter (map berpenjepit)
  • c. Brief Ordner (map besar berpenjepit)
  • d. Portapel (map bertali)
  • e. Hanging Folder (map gantung)

2.    Sekat Petunjuk/ Guide

Adalah alat yang terbuat dari karton/ plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder.

4.    Rak Arsip

Adalah lemari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan dalam ordner atau kotak arsip.

5.    Kotak/ Almari Kartu/ Card Cabinet

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali, kartu indeks dan kartu-kartu lain yang penyimpanannya tidak boleh sembarangan agar mudah untuk ditemukan kembali.

6.    Berkas Peringatan/ Tickler File

Adalah alat yang tergunakan untuk menyimpan arsip/ kartu-kartu yang memiliki tanggal jatuh tempo.

7.    Kotak Arsip/ File Box

Adalah alat yang tergunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu memasukkan ke dalam folder/ map arsip.

8.    Rak Sortir

Adalah alat yang tergunakan untuk memisah-misahkan surat yang terterima, terproses, terkirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip sebelum tersimpan

Tata Cara penyimpanan Arsip/dokumen

1.    Horizontal Filing (Flat Filing)

Penyimpanan arsip dengan cara arsip memasukkan dalam stopmap dan snelhecter kemudian tertumpuk ke atas dalam lemari arsip (disusun secara mendatar/ horizontal dari bawah ke atas).

2.    Vertical Filing

Penyimpanan arsip dengan cara arsip memasukkan dalam folder/ map arsip kemudian  meletakkannya berdiri/ tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder/ map) dan tersusun berurutan dari depan ke belakang.

3.   Lateral Filing

Penyimpanan arsip dengan cara arsip termasukkan dalam snelhecter dan brief ordner kemudian terletakkan berdiri dengan punggung depan.

Prosedur Penyimpanan Arsip/dokumen

  1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk tersimpan ( meneliti tanda pelepas surat/ release mark ).
  2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.
  3. Indeks/ kode surat terbuat sesuai sistem penyimpanan arsip agar memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
  4. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan  surat.
  5. Menyimpan surat ke dalam map (folder).
  6. Penyimpanan surat ke dalam map/ folder
  7. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang terpergunakan.
sop penyimpanan dokumen

Penyimpanan arsip menggunakan sistem

  1. Abjad (Alphabetic Filing System)
  2. Tanggal (Chronological Filing System)
  3. Nomor (Numeric Filing System)
  4. Wilayah (Geographic Filing System )
  5. Sistem Subyek/ Pokok Masalah (Subject Filing System)

Itulah SOP penyimpanan dokumen dan manfaatnya untuk perusahaan. semoga bermanfaat.

ByWulan Febriolita

Kegunaan Formulir Administrasi & Keuangan Perusahaan

Kegunaan Formulir Administrasi & Keuangan Perusahaan

Form DGT 1: Fungsi, Ketetapan Pengisian, dan Dasar HukumnyaSampul Buku – Laporan keuangan adalah merupakan laporan yang menunjukan kondisi finansial suatu entitas pada suatu periode tertentu. Hal ini terkait dengan beberapa format, contoh, macam macam dan jenis-jenis laporan keuangan perusahaan. Memahami kondisi keuangan dengan laporan yang ada, Anda dapat memantau perkembangan bisnis Anda. Berikut ini kegunaan formulir administrasi & keuangan perusahaan. Yuk simak penjelasnnya.

Pengertian formulir

Formulir adalah lembaran kartu/kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya terdapat data/informasi yang bersifat tetap  dan juga bagian lain yang diisi dengan bagian yang tidak tetap

Dalam hal Administrasi dan Keuangan Perusahaan, formulir berfungsi sebagai dokumen yang memiliki kekuatan untuk membantu pihak-pihak yang terlibat dalam menetapkan tanggung jawab dan merekam transaksi bisnis perusahaan.

Tidak efisiensinya suatu formulir dapat disebabkan oleh beberapa factor, seperti:

Formulir seringkali dibuat melalui prosedur yang salah. Sementara mengingat fungsinya dalam merekam transaksi bisnis, kesalahan dalam prosedur pembuatan bisa mempengaruhi kekuatan rekaman transaksi. Hal itu juga bisa terjadi jika formulir tersebut sulit untuk diisi.

Hal lain yang seringkali terjadi dalam pembuatan formulir adalah unsur mubasir seperti memuat informasi yang tidak dibutuhkan. Dalam hal perlakuan terhadap formulir, adakalanya keberadaan formulir itu dianggap sepele sehingga formulir tersebut dibiarkan tumpang tindih dengan yang lain. Akibatnya saat data yang ada di formulir tesebut dibutuhkan, formulir yang dimaksud butuh waktu untuk ditemukan.

Fungsi Formulir dan Fungsi Laporan - ujiansma.comKesalahan lain yang cukup riskan adalah ketika instruksi formulir kadang tidak lengkap dan tidak jelas. Kesalahan itu tentu berdampak pada tidak maksimalnya pengguna formulir dalam mendapatkan fungsi formulir. Kejadian demikian kadangkala juga disebabkan oleh desain formulir tidak standar.

Menilik dari manfaat besar dari formulir dan laporan ini, akan lebih baik jika ia dirancang sedemikian kian rupa agar berfungsi maksimal bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Apalagi ketika berbagai formulir dan laporan disatukan dalam satu tempat yang sama. Maksimalnya perwajahan Formulir Administrasi dan Keuangan Perusahaan ini, akan memberi berbagai manfaat apalagi jika perwajahannya dirancang per-divisi/departemen, sehingga akan mengurangi kemungkinan kesalahan dalam pencatatan transaksi dan laporan.

ByWulan Febriolita

Sistem Kearsipan Kronologis

Sistem Kearsipan Kronologis

5 Macam Sistem Penyimpanan Arsip - Ilmu Ekonomi IDSampul Buku – Sistem Kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kepada urutan waktu surat diterima dan waktu surat keluar. Umumnya, penyimpanan arsip dengan sistem ini mempergunakan map ordner dan lemari arsip sebagai wadah penyimpanannya.  Berikut ini merupakah sistem kearsipan kronologis

 

Filling sistem tanggal juga sering disebut sebagai sistem waktu.

6  Menurut Anhar, system Kronologis adalah suatu system kearsipan dengan menyimpan surat atau dokumen berdasarkan hari, bulan, atau tahun. Tanggal yang dijadikan kode surat tanggal pembuatan surat atau tanggal pembuatan surat atau tanggal penerimaan surat

Sistem kronologis, yang  menggunakan kalender sebagai patokan pengindeksan. Dalam bidang administrasi, tanggal dapat menunjukan:

–          Saat ditandatanganinya sebuah surat atau dokumen atau arsip

–          Saat dimulai ketentuan yang ada dalam surat atau dokumen atau arsip

–          Saat surat atau dokumen atau arsip tersebut dikirimkan keluar dari organisasi

–          Saat yang menunjukkan hari, bulan,dan tahun berlangsungnya suatu peristiwa atau ditulisnya surat atau dokumen atau arsip.

Sistem ini didasarkan pada urutan waktu surat atau dokumen atau arsip diterima atau waktu dikirim ke luar organisasi. Untuk keperluan tersebut, Keberadaan buku agenda sangat penting karena susunannya harus didahului dengn pencarian informasi mengenai waktu surat dibuat, atau dikirim melalui buku agenda.

Kelebihan Sistem Kronologis yaitu :

  1. Sangat cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo
  2. Sangat mudah diterapkan.
  3. Sederhana

Kekurangan Sistem Kronologis

  1. Tidak cocok untuk organisasi besar
  2. Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembi arsip apabila peninjam menyebutkan masalah / perihal arsip tersebut
  3. Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan
  4. Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan system ini
  5. Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat murni 100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad

Syaat-syarat dokumen yang diarsip

  1. Memiliki susunan krononogis yang jelas
  2. Memiliki tanggal

Mengindeks pada system ini adalah menetepkan tanggal. Tanggal diuraikan atas urutan hari, bulan, dan tahun. Selanjutnya hasil indeks tersebut diambil sebagai dasar pembuatan kode. Kode ini berupa tulisan tanggal dengan menggunakan angka baik untuk hari, bulan, dan tahun.

Contoh:

Surat yang tertera tanggal pembuatannya adalah 5 Januari 2000 maka indeks surat tersebut adalah 2000 Januari 5 dan kodenya adalah 5-1-2000 atau 5/1/2000

Langkah-langkah menyimpan arsip

  1. Ambil satu laci filling cabinet, tuliskan judul berupa angka tahun diluarnya
  2. Ambi guide posisi pertama sebanyak 12 buah yang sudah ditulisi nama bulan dari Januari sampai Desember
  3. Atur letak guide tersebut dengan urutan paling belakang  (paling jauh) guide januari. Ambil guide Februari dan letakan di depan Januari. Begitu terus hingga guide bulan Desember terletak di paling depan
  4. Ambil folder lalu tuliskan pada tabnya tanggal 1 sampai dengan 30 atau 31 untuk setiap bualannya sehingga dibutuhkan 365 folder
  5. Atur letak folder dengan yang sama pada letak guide untuk masing-masing bulan.

Dalam menyusun dan menggunakan peralatan kearsipan sistem tanggal diatur sebagai berikut:

  1. Untuk kantor/organisasi yang kecil yang arsipnya belum banyak:
    • Kode laci diambil dari tahun
    • Kode guide diambil dari bulan
    • Kode folder diambil dari tanggal
  2. Untuk kantor/organisasi yang menengah dan besar:
    • Kode laci diambil dari gabungan bulan (2 bulan atau 3 bulan)
      Misalnya: laci untuk bulan Januari dan Februari atau Januari, Februari dan Maret.
    • Kode guide diambil dari bulan
    • Kode folder diambil dari tanggal

Penyusunan guide laci filing cabinet dimulai dari belakang berurutan kedepan dari bulan Januari hingga Desember. Jadi guide Desember letaknya paling depan. Demikian juga untuk penyusunan map/foldernya, folder 1 paling belakang dan 30/31 paling depan.

Langkah-langkah penemuan kembali arsip

  1. Peminjam mengisi blko/bon  pinjam sesuai dengan arsip yang sesuai dengan arsip yang akan dipinjam, dibuat rangkap tiga
  2. Petugas meneliti bon pinjam tersebut untuk mengetahui tanggal suratnya
  3. Petugas menetapkan kode tersebut, petuhas dapat mengetahui tempat penyimpanan arsip dengan mudah dan cepat
  4. Arsip yang bersangkutan diambil dan diserahkan kepada peminjam
  5. Peminjam membubuhkan paraf sebagai bukti peminjaman pada bon pinjam arsip
  6. Patugas meletakan lembar pertama bon tersebut pada folder sebagai ganti arsip yang dipinjam (out slip). Lembar kedua diserahkan kepada peminjam dan lembar ketiga diseimpan didalam ticler file.
ByWulan Febriolita

Macam-macam Sistem Penyimpanan Arsip

Macam-macam Sistem Penyimpanan Arsip

sistem penyimpanan arsip Archives - BrangkasSampul Buku – Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti shahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital. Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada. Berikut ini macam-macam sistem penyimpanan arsip.

Sistem Penyimpanan Arsip yang Sering Digunakan

Di Indonesia, setidaknya ada 5 jenis sistem penyimpanan arsip yang sering digunakan, baik oleh perusahaan maupun instansi pemerintahan. Beberapa sistem tersebut antara lain:

1.   Sistem Nomor (Numerical Filing System)

Sistem penyimpanan arsip ini biasanya digunakan oleh arsiparis yang melakukan indexing atau klasifikasi dokumen atau arsip berdasarkan nomor atau numerik sebagai pengganti dari nama orang atau badan. Penggantian tersebut dikenal pula dengan sebutan indirect filing system, karena penentuan nomor pada arsip akan dilakukan berdasarkan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu.

Kelebihan dari sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor adalah lebih sederhana, cepat, dan juga dapat digunakan pada semua jenis dokumen, bahkan dapat pula dicantumkan sebagai nomor referensi saat korespondensi dengan pihak internal dan eksternal.

Sementara itu, kelemahan dari sistem ini terletak pada waktu untuk indexing yang lebih lama, banyaknya folder yang digunakan untuk berbagai jenis dokumen atau surat, serta membutuhkan ruangan yang lebih luas untuk menyimpan semua arsip.

2.  Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)

Berbeda dengan sebelumnya, sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad biasanya menggunakan metode penyusunan dokumen yang dilakukan secara berurutan, mulai dari arsip berawalan huruf A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan indexing.

Kelebihan dari penggunaan sistem ini terletak pada kemudahan dalam memahami penataan folder, meminimalisir kesalahan karena dikelompokkan berdasarkan abjad yang sama, dan juga lebih mudah dalam mencari dokumen yang dibutuhkan.

Di sisi lain, kelemahan dari sistem abjad adalah pemberian label pada folder yang membutuhkan banyak tenaga, kemungkinan adanya kesalahan dalam penempatan berkas jika tidak memiliki SOP yang tepat, dan juga mudah dipalsukan karena abjad mudah diganti di dalam surat.

3.   Sistem Tanggal (Chronological Filing System)

Jika Anda memiliki kebutuhan untuk mencari dokumen berdasarkan tanggal, maka sistem penyimpanan arsip ini cocok untuk diterapkan. Biasanya, metode yang digunakan untuk indexing dimulai dari tanggal datangnya dokumen atau surat, lalu disusun dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, bulanan, bahkan juga berdasarkan tahun sesuai kebutuhan.

Kelebihan dari sistem ini adalah cocok digunakan bagi surat atau dokumen yang memiliki tanggal jatuh tempo dan juga mudah dan sederhana saat indexing. Meskipun begitu, kelemahan dari sistem ini terletak pada sulitnya penemuan kembali jika sudah diarsipkan dan tidak dapat murni menggunakan tanggal saja, tetapi butuh dikombinasikan dengan abjad.

4.   Sistem Subjek (Subjectical Filing System)

Sistem penyimpanan arsip ini digunakan untuk menyimpan arsip yang dikelompokkan berdasarkan jenis masalah yang sering terjadi. Oleh karena itu, sistem ini sangat cocok diterapkan bagi instansi pemerintahan atau perusahaan yang sering berhubungan dengan keluhan pelanggan.

Kelebihan dari sistem ini terletak pada kemudahan dalam mencari keterangan yang dibutuhkan dan juga dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya. Sementara itu, kelemahannya adalah sulit diklasifikasikan, khususnya jika terdapat berbagai perihal atau subjek yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.

5.   Sistem Wilayah (Geographical Filing System)

Sistem penyimpanan arsip yang terakhir adalah geographical filing system. Jika Anda menggunakan sistem ini, biasanya arsip akan dikelompokkan berdasarkan daerah atau wilayah yang tertera pada alamat surat atau dokumen. Nantinya, dokumen akan diklasifikasikan menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan kota, daerah, atau negara dari dokumen berasal dan tujuannya.

Kelebihan dari sistem ini adalah mudah dicari jika keterangan wilayah sudah diketahui dan juga lebih mudah mengetahui jika ada dokumen yang tersimpan. Di sisi lain, kelemahannya adalah risiko kesalahan dalam penyimpanan yang lebih besar, kesulitan dalam mengelompokkan surat yang alamatnya tidak lengkap, dan juga perlu SOP yang jelas dan terperinci.

ByWulan Febriolita

Memo Dan Nota Dinas

Memo Dan Nota Dinas

Pengertian, contoh, dan format nota dinasSampul BukuDi dalam surat dinas pemerintahan atau resmi, memo juga dikenal sebagai nota dinas. Terkadang, ada juga yang menyebutnya sebagai memorandum. Memo sebagai nota dinas pemerintah merupakan jenis surat yang biasa digunakan dalam suatu kantor atau organisasi secara intern. Secara umum, memo digunakan untuk mencari atau menyampaikan informasi serta petunjuk secara singkat dan tertulis yang dilakukan antar pejabat kantor. Memo juga bisa digunakan untuk menyebut suatu surat khusus yang digunakan sebagai sarana menyampaikan pesan atau pengingat antar pejabat dalam lingkungan instansi atau lembaga tertentu. Berikut ini memo dan nota dinas.

MEMO

Contoh Memo DinasMemo berasal dari kata memorandum, karena bersifat memory maka memo dapat dibuat secar horizontal, vertikal, ataupun
diagonal.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan:
1.Perhatikan format baku yang ada pada organisasi ybs.
2.Perhatikan kepada siapa memo tersebut ditujukan.

NOTA DINAS

Contoh Format Nota Dinas ~ Secercah IlmuNota berasal dari kata note, karena bersifat catatan maka nota biasanya diberikan atasan kepada bawahan.

Menurut pengertiannya:

Alat komunikasi intern antar pejabat satuan organisasi yang memuat atau berisi pemberitahuan, permintaan, penjelasan, laporan dsb. Berisi tentang catatan singkat tentang pokok2 persoalan.

Menurut fungsinya:

Akan dijadikan bukti hukum untuk setiap tindakan yang di ambil suatu organisasi. Sifatnya catatan tentang hal-hal yang harus dilakukan.

Menurut jangka waktunya:

Memiliki jangka waktu panjang

Menurut kedudukannya:

Nota dinas dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain

ByWulan Febriolita

Penyimpanan Arsip secara Konvensional

Penyimpanan Arsip secara Konvensional

konsultan kearsipan | Agungbae123's BlogSampul Buku – Dalam setiap kegiatan organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta akan menghasilkan arsip. Informasi yang terekam tersebut yang berupa arsip merupakan bukti dari kegiatan organisasi dan juga merupakan memori organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu, arsip perlu ditata sesuai prosedur kearsipan yang baik agar arsip tetap terjaga keutuhan fisik maupun informasinya. Hilangnya arsip akan berakibat negatif bagi organisasi misalnya organisasi tidak dapat beroperasi lagi, timbul kekacauan dalam organisasi dan lain-lain. Oleh karena itu, arsip perlu mendapatkan perhatian dan perlindungan serta melakukan penataan yang baik dan benar. Hal ini memberikan pengertian bahwa arsip harus dilindungi dan diselamatkan dengan melakukan pengelolaan manajemen kearsipan.

1.   Asas Sentralisasi

Pengendalian kegiatan pengurusan surat/arsip, baik surat masuk maupun surat keluar, sepenuhnya dibebankan dan dipertanggungjawabkan secara terpusat (sentral) pada suatu organisasi yang disebut unit kearsipan.Dalam praktek penyimpanan arsip yang menggunakan penyimpanan asas sentralisasi, penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan, pengendalian, dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kersipan. Surat masuk yang diterima langsung oleh unit pengelola harus disampaikan informasi terlebih dahulu ke unit kearsipan sehingga surat masuk tersebut teregister di unit yang berwenang. Dengan melihat kondisi seperti ini maka asas sentralisasi sesuai untuk organisasi yang lingkup kerjanya berada dalam satu gedung atau satu atap dengan volume surat yang ditangani relatif kecil.Struktur organisasi yang menggunakan asas penyimpanan sentralisasi:

2.   Asas Desentralisasi

Pengendalian kegiatan pengelolaan surat/arsip, baik surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi.Dalam praktek penyimpanan arsip yang menggunakan penyimpanan asas desentralisasi, pengolongan, pengarahan dan pengendalian surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit pengelola. Setiap unit pengelola mempunyai sarana pencatatan surat masing-masing. Kelebihan dari asas ini adalah penyampaian surat ke meja kerja menjadi lebih cepat dan surat tersebut manjadi lebih cepat diproses dan ditindaklanjuti. Kelemahannya yaitu kemungkinan terjadinya ketidakseragaman sistem dan prosedur pengendalian dan pencatatan surat di samping tentu saja kemungkinan pengunaan sarana dan peralatan yang tidak efisien.

3.   Asas Desentralisasi Terkendali (Gabungan)

Gabungan dari sistem sentralisasi dan desentralisasi, yaitu masing-masing unit kerja dapat melaksanakan pengelolaan suratnya sendiri-sendiri, namun pengendaliannya dilakukan secara terpusat.Asas desentralisasi terkendali merupakan kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi dalam arti bahwa sentralisasi terhadap prosedur, sistem, peralatan, dan SDM kearsipan yang dilakukan oleh unit kearsipan dan desentralisasi dalam pelaksanaannya. Asas ini terutama dilakukan oleh organisasinya yang relative besar dengan kegiataan dan bobot pekerjaan yang relatif kompleks dan juga sekaligus untuk mengantisipasi kelemahan-kelemahan dari kedua asas di atas.

Struktur organisasi yang menggunakan asas penyimpanan gabungan:

ByWulan Febriolita

Prinsip Dasar Kearsipan

Prinsip Dasar Kearsipan

Diklat Manajemen Kearsipan Dan Pengelolaan Pusat ArsipSampul Buku – Penyimpanan arsip adalah salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan datang. Penyimpanan Arsip merupakan rangkaian pengelolaan arsip agar aman, terjaga dan terpelihara. Berikut ini prinsip dasar kearsipan.

 

Prinsip Dasar Kearsipan, yaitu :

  1. Arsip diciptakan oleh masyarakat dan untuk masyarakat dimana tujuan kearsipan tidak terlepas dari 16 Prinsip Dasar Kearsipantujuan masyarakat.
  2. Sesuai dengan Undang – undang Nomor 7 tahun 1971 Bab IV pasal 9-10 yang mengatur tatalaksana penyelamatan dan perlindungan arsip bahwa pengumpulan dan pemeliharaan dan penyelamatan arsip adalah merupakan kewajiban setiap lembaga dan badan pemerintahan maka poin kedua ini dapat disimpulkan bahwa prinsip dasar kearsipan yang kedua adalah perlindungan dan penyelamatan arsip.
  3. Arsip sebagai pusat ingatan memberikan dorongan untuk rencana – rencana baru baik merupakan kegiatan spritual maupun duniawi.
  4. Arsip sebagai media penyimpanan naskah – naskah pemerintahan dan naskah bersejarah.
  5. arsip merupakan fakta sejarah kearsipan yang menunjukan keberadaan arsip dalam pemahaman arsip konvensional, identik, yang mempunyai informasi berharga dalam pelaksanaan administrasi.
  6. Arsip sebagai perwujudan ide dan gagasan manusia yang dapat menghasilkan karya untuk manusia.
  7. Arsip merupakan susunan konsep dalam bentuk fakta dan citra yang dapat diterima dan memiliki manfaat sebagai bahan perencanaan, pelaksanaan dan pengedalian.
  8. Arsip sebagai cerminan kehidupan yang dapat direnungi dan diambil manfaatnya dimasa mendatang.
  9. Merupakan kesatuan dalam merekam informasi yang memiliki kualifikasi lengkap dan terpercaya, menyeluruh dan tidak dapat dibagi – bagi, saling menjelaskan antar bagian dan mempunyai hubungan yang rasional dengan arsip sejenis.
  10. Arsip merupakan perwakilan ingatan manusia yang dituangkan dalam sebuah media.
  11. Arsip harus selalu tetap dan dapat dipercaya.
  12. Arsip merupakan respresentasi dari kebudayaan dan peradatan yang dilahirkan dari aktivitas berbagai kegiatan.
  13. Arsip merupakan bukti dari gagasan dan apa yang sudah diputuskan.
  14. Arsip sebagai ekspresi dari pengetahuan dan pengalaman .
  15. arsip merupakan bahan yang spesifik karena terbentuk dalam sebuah proses kegiatan atau transaksi yang digunakan sebagai bahan referensi dab sevagai sunber asli sebagai alat pertanggung jawaban maupun untuk kepentingan penelitian.
  16. Arsip hanya diperuntukan bagi pemakai jasa informasi yang berhak sesuai dengan peraturan perundang – undangan yang berlaku.
ByWulan Febriolita

Pentingnya Pengelolaan Arsip Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Pentingnya Pengelolaan Arsip Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

11 Jenis Penelitian Kualitatif yang Umum Digunakan, Ketahui Perbedaannya -  Hot Liputan6.comSampul Buku – Pengelolaan arsip dilingkungan instutusi pemerintahan snagatlah penting. Pentingnya kearispan ini sesuai dengan Undang-undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan dan Kebijakan Pengembangan Jabatan Fungsional Arsipari. Betapa pentingnya pengelolaan arsip di lingkungan pemerintahan daerah. Yuk Simak penjelasannya.

 

Pentingnya Pengelolaan Arsip Di Lingkungan Pemerintahan Daerah

Pentingnya Pengelolaan Arsip Di Lingkungan Pemerintahan DaerahUntuk menunjang kegiatan admisnistrasi yang efisien diperlukan sebuah pengelolaan arsip yang baik, adapun permasalahan – permasalahan yang sering ditemui dalam pengelolaan arsip dilingkungan pemerintahan daerah antara lain :

  • Kurangnya sinkronisasi antar instansi pemerintahan daerah satu dengan yang lainnya, sehingga terjadi perbedaan data antara satu bidang dengan bidang lainnya.
  • Kemungkinan hilangnya beberapa arsip milik negara akibat human error ataupun hal lainnya.
  • Polemik aset negara karena tidak adanya bukti kepemilikan arsip.
  • Proses pencarian arsip yang sangat sulit dan tidak efisien.
  • Arsip yang tidak tersimpan dengan baik, dalam hal ini sering ditemukan penumpukan arsip penting di sembarang tempat dan menyebar di berbagai lokasi.
  • Pengelolaan arsip yang tidak memakai standar dan kaidah kearsipan yang baik.

Dari berbagai permasalahan yang sering ditemui dalam pengelolaan kearsipan dilingkungan pemerintahan adalah seringnya terjadi penumpukan arsip di sembarang tempat, baik itu kertas kerja, laporan, buku dan lain sebagainya, padahal sebagai sebuah arsip yang memiliki informasi penting didalamnya, keberadaan arsip haruslah di jaga dan dilestarikan serta dilindungi dari berbagai macam ancaman yang dapat mengganggu keberadaan arsip itu sendiri. dimana hal ini bisa terjadi akibat beberapa hal, antara lain :

  • Kurangnya sumber daya manusia di bidang kearsipan yang terlatih dan bertanggung jawab.
  • Bidang pengelola kearsipan yang kurang diminati oleh Aparatur Sipil Negara.
  • Sarana dan prasarana yang terbatas.
  • Belum adanya sentralisasi dalam pengelolaan kearsipan.
  • Belum adanya sebuah sistem pengelolaan kearsipan yang bisa menangani semua permasalahan yang ada.

Pentingnya Pengelolaan Arsip Di Lingkungan Pemerintahan DaerahPadahal secara fungsi pengelolaan kearsipan merupakan sebuah elemen yang dapat membantu berjalannya roda organisasi dengan efektif dan efisien, dengan adanya pengelolaan kearsipan yang baik maka secara langsung akan membantu perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pengelolaan informasi yang tepat sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Dengan kata lain sebuah sistem pengelolaan kearsipan yang baik merupakan sebuah kebutuhan yang vital bagi sebuah organisasi pemerintahan, dimana pengelolaan kearsipan yang baik mampu memberikan solusi akan kebutuhan pengelolaan kearsipan dalam sebuah instansi pemerintahan.

ByWulan Febriolita

Kelebihan dan Kekurangan 4 Jenis Tata Ruang Kantor

Kelebihan dan Kekurangan 4 Jenis Tata Ruang Kantor

Jenis-Jenis Tata Ruang KantorSampul Buku – Jenis jenis tata ruang kantor ada bermacam-macam. Keputusan memilih desain kantor biasanya mengikuti kebutuhan perusahaan, daya tampung ruangan, hingga jumlah pegawai yang bekerja di dalamnya. Maka dari itu, jangan sembarangan memilih jenis tata ruang kantor.  Pasalnya, hal ini tidak hanya menyangkut faktor estetika saja, namun operasional dan efektivitas dari perusahaan tersebut. Berikut ini kelebihan dan kekurangan 4 jenis tata ruang kantor. Yuk simak penjelasannya.

1.    Tata Ruang Kantor Berkamar (Cubical Type Office)

Tata ruang berkamar adalah tata ruang untuk bekerja yang dipisahkan menggunakan sekat/kamar-kamar. Sekat tersebut dapat terbuat dari kayu maupun tembok atau benda keras lainnya. Tata ruang berkamar juga sering disebut tata ruang tertutup. Keuntungan tata ruang bersekat atau berkamar ini antara lain adalah sebagai berikut:

  1. Rahasia pekerjaan lebih terjamin, baik dari segi pembuatan dokumen, pembicaraan maupun aset lainnya yang disimpan seorang pegawai.
  2. Pekerja menjadi lebih konsentrasi.
  3. Meningkatkan kewibawaan pekerja karena bekerja di dalam suatu ruangan tersendiri.
  4. Terasa lebih menghargai tamu.

Sedangkan kerugian tata ruang kantor bersekat adalah sebagai berikut:

  1. Komunikasi antar pegawai menjadi terhambat karena ada sekat pemisah antara satu pegawai dengan pegawai lainnya.
  2. Biaya yang dikeluarkan untuk membuat tata ruang berkamar lebih besar ketimbang membuat tata ruang kantor terbuka, karena perlu membuat sekat-sekat kamar setiap ruangannya.
  3. Membutuhkan ruangan kantor yang lebih luas.
  4. Penggunaan ruangan kurang fleksibel.
cubical office layout

2.  Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Office)

Tata ruang kantor terbuka merupakan pengaturan tata ruang kantor dengan menggunakan sebuah ruangan besar untuk bekerja yang ditempat beberapa orang pegawai. Tata ruang terbuka memungkinkan komunikasi antar pegawai menjadi lebih lancar, sehingga mendorong para pegawai lebih komunikatif dan kreatif.
Keuntungan tata ruang kantor terbuka adalah sebagai berikut:
  1. Fleksibel dalam penggunaan seluruh ruangan serta tidak memerlukan biaya tinggi.
  2. Mudah melakukan komunikasi antar pegawai.
  3. Pemeliharaan peralatan, pemeliharaan kebersihaan ruangan, penggunaan peralatan, menjadi lebih mudah, hal ini akan menghemat biaya perusahaan.
  4. Menghemat penggunaan cahaya penerangan.
  5. Biaya instalasi pertama lebih murah dibanding tata ruang berkamar.

Sedangkan kerugian tata ruang kantor terbuka adalah sebagai berikut:

  1. Kegaduhan sering muncul disebabkan komunikasi yang sangat lancar dan intens.
  2. Konsentrasi pegawai terkadang buyar melihat banyak orang hilir mudik.
  3. Sulit merahasiakan pekerjaan penting dan bersifat rahasia.
  4. Pemandangan kurang baik karena tumpukan dokumen para pegawai menjadi tidak rapi.
  5. Kurang efektif diterapkan bagi pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi.

3. Tata Ruang Kantor Berpanorama (Landscape Office)

Tata ruang kantor berpanorama adalah tata ruang kantor yang dihiasi oleh taman, dekorasi, dan hiasan lainnya. Bentuk ruangan ini bertujuan agar tampilan kantor menjadi nyaman selayaknya diluar ruangan.
Keuntungan tata ruang kantor berpanorama adalah sebagai berikut:
  1. Pegawai merasa nyaman dan betah bekerja di dalam ruangan.
  2. Pemandangan kantor terlihat segar dan hijau.
  3. Udara menjadi lebih segar, serta suplai oksigen semakin banyak.
  4. Tidak membutuhkan pencahayaan tinggi karena desain ini juga menggunakan penerangan dari alam.
  5. Produktivitas kerja meningkat, karena pekerjaan dilaksanakan dengan efisien.

Sedangkan kerugian tata ruang kantor berpanorama adalah sebagai berikut:

  1. Biaya pembuatannya tinggi, karena selain membuat ruangan kantor juga membuat panorama, atau taman dan dekorasi lainnya.
  2. Biaya perawatan menjadi lebih tinggi.
  3. Membutuhkan tenaga ahli dalam perancangan tata ruang kantor.
  4. Konsentrasi berkurang ketika terjadi sesuatu hal yang aneh diluar ruangan.
office landscape layout

4. Tata Ruang Kantor Gabungan (Mixed Office)

Tata ruang kantor gabungan berarti gabungan antara ketiga bentuk tata ruang sebelumnya. Penggunaan tata ruang kantor ini perlu dipertimbangkan untuk meminimalkan kerugian dan memanfaatkan keuntungan dari ketiga tata ruang sebelumnya.
ByWulan Febriolita

Penyimpanan Arsip Sistem Subjek

Penyimpanan Arsip Sistem Subjek

Yuk, Rawat Arsip Pribadimu dengan Terapkan Tips dari Dosen UNAIR Berikut -  Unair NewsSampul Buku – Dalam kegiatan mengarsip, mengaplikasikan sistem yang baik dalam menyimpan arsip menjadi suatu hal yang penting.Hal pertama yang harus dilakukan dalam menyimpan arsip dengan sistem subjek adalah marancang daftar klasifikasi masalah. Mulai dari masalah utama (main subjek) atau lajur utama, sub masalah atau lajur pembantu, dan sub-sub subjek atau lajur kelompok kecil.  Beikut ini penyimpanan arsip sistem subjek. Yuk simak artikel ini:

Pengertian Sistem Subjek

Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat. Dalam mengelola arsip pribadi kita juga dapat menerapkan sistem subjek, misalnya di rumah tangga. Ada arsip tentang pembayaran rekening listrik, rekening telepon, arsip tentang ijazah, akte kelahiran, dan lain-lain.

Kelebihan sistem subjek

  1. mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.
  2. dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.

Kelemahan sistem subjek

  1. sulit mengklasifikasikan apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.
  2. kurang cocok untuk bermacam jenis surat. 

Pada sistem subjek ini sebelum kita menyimpan arsip hendaknya dipersiapkan terlebih dahulu Daftar Klasifikasi Arsip. Daftar klasifikasi arsip ini adalah daftar yang berisi tentang pengelompokan arsip berdasarkan masalah-masalah, secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.

Tujuan pembuatan daftar klasifikasi subjek adalah sebagai berikut:

  • Agar istilah yang digunakan untuk pengelompokan dokumen dapat dibuat tetap dan seragam
  • Semua arsip yang bersubjek sama akan dapat berkumpul di tempat yang sama, dan arsip yang subjeknya saling berkaitan akan diletakkan berdekatan.
  • Mengusahakan agar arsip secara mudah, cepat, dan tepat, ditentukan kembali dan dikembalikan ke tempat semula. 

Dalam menyusun daftar klasifikasi subjek, masalah-masalah yang ada dibagi menjadi beberapa tingkatan, yaitu sebagai berikut.

  • Tingkat I : masalah utama (masalah yang paling luas)
  • Tingkat II : sub masalah (masalah yang lebih kecil dari masalah utama)
  • Tingkat III : sub-sub masalah (masalah yang lebih kecil dari sub masalah)

berikut contohnya.

Masalah Utama
Masalah
Sub Masalah
Kp  : Kepegawaian
Cuti
a. Cuti Melahirkan
b. Cuti Sakit
c. Cuti Tahunan
Mutasi
a. Kenaikan golongan
b. Masa kerja
c. Tunjangan keluarga
d. Alih tugas
e. Jabatan

 

sistem subjek
filing cabinet sistem subjek

 

guide sistem masalah
guide sistem subjek

 

hanging map sistem masalah
hanging map dalam sistem subjek
untuk instansi yang ruang lingkupnya luas, dapat menggunakan daftar klasifikasi subjek sampai 3 tingkatan atau lebih, sedangkan instansi yang bidang kerjanya kecil cukup menggunakan satu atau dua tingkatan saja.

Proses penyimpanan dalam sistem arisp ini menggunakan peralatan atau perlengkapan seperti berikut ini.
1. Filing cabinet;  jumlah laci disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah utama
2. Guide; jumlanya disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah
3. folder; jumlahnya disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah
4. Kartu Indeks
5. Rak Sortir
6. Lemari kartu indeks

Prosedur penyimpanan arsip

Langkah-langkah menyimpan arsip sistem subjek pada dasarnya sama dengan sistem-sistem yang lain, yaitu sebagai berikut.

a.   memeriksa berkas
Berkas atau surat yang disimpan diperiksa untuk memastikan apakah arsip sudah selesai diproses atau belum, dengan melihat tanda-tanda perintah surat disimpan. Pada saat memeriksa petugas sekaligus menentukan subjek surat tersebut.
Contoh: Bagas akan menyimpan surat dari ibu Arliani tentang cuti sakit. Berarti surat tersebut subjeknya adalah Cuti Sakit.

b.    mengindeks
Mengindeks dalam sistem subjek artinya menentukan permasalahan surat dengan mencocokan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat.

c.    mengode
Menuliskan kode pada surat tersebut sesuai dengan daftar klasifikasi subjek. Jika daftar klasifikasi subjek menggunakan kode beberapa huruf atau angka, maka kode yang ditulis pada surat adalah kode huruf atau angka tersebut. Tetapi jika daftar klasifikasi tidak menggunakan kode, maka yang ditulis adalah nama subjeknya. Kode subjek yang ditulis adalah nama/nomor subjek pada daftar klasifikasi yang tingkatannya paling kecil.

d.    menyortir
Surat-surat yang mempunyai kode yang sama dikelompokan menjadi satu. Apabila surat hanya satu, maka tidak perlu disortir.

e.   menempatkan
Surat-surat ditempatkan sesuai dengan kode sura dan kode tempat penyimpanan.
contoh: surat sakit dari ibu Arliani ditempatkan dalam laci berkode Kepegawaian, dibelakang guide cuti dan di dalam hangin folder Cuti sakit.
Catatan: sebelum surat ditempatkan secara permanen pada tempat penyimpanan, jangan lupa untuk membuat kartu indeks terlebih dahulu.
Perhatikan contoh kartu indeks berikut.

kartu indeks sistem subjek
kartu indeks