Tag Archive perawatan dokumen

ByKrestiana Dwi Adriyani

Sampul Raport Plastik

Sampul Raport Plastik merupakan bentuk alat dokumentasi hasil ujian suatu lembaga sekolah, baik itu ujian tengah smester, maupun ujian smester, dan akhir smester, semuanya terdokumntasi ke dalam raport. Sudah jelas sekali, raport adalah dokumen yang sangat penting, baik bagi siswa maupun bagi lembaga sekolah sendiri. Melalui dokumen raport ini, hasil belajar seorang siswa dapat dipantau dari tahapan ke tahapan hingga kelulusan. Untu itu sangat butuh adanya sampul.

Sampul raport dibutuhkan untuk melindungi dokumen raport yang sangat penting itu, agar jangan sampai rusak, bahkan hilang. Ini biasanya menjadi tanggung jawab pihak lembaga sekolah sendiri, bagaimana upayanya agar dokumen raport itu disampuli dengan cara sebaik mungkin. Salah satu upayanya adalah menggunakan sampul plastik.

Sampul raport plastik ini terbuat dari bahan plastik dengan jenisnya masing-masing. Biasanya, jenis plastik yang digunakan untuk membuat sampul raport itu adalah jenis Ace, Nafa, dan Mika. Jenis plastik ini sudah cukup populer di dunia percetakan sampul map. Kami pun menggunakan jenis plastik tersebut untuk memproduksi sampul raport yang sering dipesan oleh pelanggan kami.

ByKrestiana Dwi Adriyani

Istilah Stopmap atau Folder

Stopmap juga biasa disebut dengan sebutan Map saja atau folder dalam bahasa inggris. Stopmap adalah kertas tempat menyimpan atau menaruh suatu dokumen yang sudah di spesifikasikan. Sehingga saat dokumen itu diperlukan, file yang terdiri dari beberapa kertas kecil atau pun besar tidak hilang tercecer. Dan stopmap adalag alat yang sangat membantu mengorganisir kertas dokumen.

Stopmap dapat dibuat dari plastik atau kertas. Bila menggunakan kertas biasa menggunakan bahan kertas manila atau kertas BC, kertas ivory, kertas buffalo dan jenis kertas lainnya. namun yang pelu diperhatikan adalah berbahan kertas yang lebih kaku. Sebuah desain stopmap tidak ada ciri atau kesan yang baku. Semuanya tergantung pada perusaahan dan masalah selera saja. Biasanya Stopmap dapat dicetak dengan teknik fullcolor maupun teknik cetak satu warna dan kombinasi hotprint dan emboss.

Stopmap biasanya diberi label berdasarkan isi yang ada di dalamnya. Stopmap dapat diberi label langsung pada tempat penulisan judul stopmap dengan pena atau pensil. Ada juga  menggunakan stiker label yang dapat direkatkan. Materi bisnis Anda akan terlihat jauh lebih baik dan dapat diandalkan jika terorganisir, dan stopmap adalah alat yang sangat baik  untuk mengumpulkan data dalam satu stopmap.

ByKrestiana Dwi Adriyani

Jenis Dokumen Dari Segi Pemakaiannya

Ensiklopedi Administrasi menyatakan dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan.

Berikut ini akan dijelaskan berbagai jenis dokumen ditinjau dari pemakaiannya :

  • Dokumen pribadi, dokumen pribadi merupakan surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada seseorang. Contoh: akta kelahiran, ijazah, piagam, KTP, SIM, surat nikah.
  • Dokumen niaga, adalah surat-surat niaga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan. Contoh: cek, obligasi, kuitansi, wesel, saham, faktur.
  • Dokumen sejarah, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada masa lalu. Contoh: naskah proklamasi, naskah sumpah pemuda, fosil-fosil manusia purba, foto perjuangan, batu tulis.
  • Dokumen pemerintah, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam pemerintahan suatu negara. Contoh: UUD 1945, undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan presiden, keputusan menteri, peraturan daerah, naskah kerja sama antar negara.
ByKrestiana Dwi Adriyani

3 Istilah Dalam Penyimpanan Arsip

Peralatan arsip yang baik tentunya akan mendukung penyimpanan arsip secara maksima. Ada tida istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, ketiga istilah tersebut adalah pengarsipan horizontal, pengarsipan vertikal, pengarsipan lateral.

  • Pengarsipan horizontal, yaitu penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.
  • Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) dimana arsip disusun berderet kebelakang.
  • Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) dimana arsip disusun berderet menyamping
ByKrestiana Dwi Adriyani

Jenis Kertas Dalam Dunia Percetakan

Jika kamu baru pertama mencetak dokumen di percetakan, kamu akan bingung ketika ditanya akan mencetak dengan kertas apa. Tenang saja, pada Artikel kali ini saya ingin menjelaskan jenis – jenis kertas yang sering digunakan dalam dunia percetakan, kita bahas satu persatu yah :

Art Paper

Jenis Kertas ini mempunya permukaan yang halus dan licin. Kertas jenis ini biasa di gunakan untuk mencetak Brosur, Majalah, Katalog atau Flayer. Gramaturnya mulai dari 85gr, 100gr, 115gr, 120gr dan 150gr.

Art Carton

Kertas Jenis ini mempunyai permukaan yang sama dengan jenis kertas Art Paper yang membedakan hanya ketebalannya saja. Kertas jenis ini biasa digunakan untuk mencetak Kartu Nama, Cover Buku, Brosur, Paper Bag, Map dan masih banyak lagi. Gramaturnya mulai dari 190gr, 210gr, 230 gr, 260 gr, 310 gr, 350 gr dan 400 gr.

Ivory

Kertas Jenis ini sama seperti Art Carton, hanya kertas jenis ini cuma mempunyai satu sisi yang licin satu sisinya tanpa coating. Jenis Kertas ini banyak di gunakan untuk mencetak Paper Bag, Dus – Dus Kosmetik. Gramaturnya mulai dari 210 gr, 230 gr, 250 gr, 310gr, 400 gr.

Dupleks

Kertas Jenis ini hanya mempunyai satu sisi putih dan sisi lainnya berwarna abu – abu. Jenis Kertas ini sering digunakan untuk mencetak Packaging Obat – Obatan atau Makanan. Gramaturnya mulai dari 250 gr, 270 gr, 310 gr, 350 gr, 400 gr, 450 gr, dan 500 gr.

HVS

Jenis Kertas ini memiliki permukaan yang kasar. Kertas jenis ini biasa digunakan untuk mencetak Buku atau Fotocopy. Gramaturnya mulai dari 60 gr, 70 gr, 80 gr, 100 gr.

Samson Kraft

Kertas jenis ini berasal dari proses daur ulang dan memiliki warna coklat. Kertas jenis ini banyak digunakan untuk Paper Bag atau Bungkus. Gramaturnya yang sering dipakai 70gr dan 80 gr.

BW, BC, Linen Jepang dan concord

Kertas jenis ini mempunya permukaan tekstur dan jenis kertas mempunyai banyak warna. Kertas jenis ini banyak digunakan untuk mencetak Kartu Nama dan Sertifikat. Gramaturnya yang biasa dipakai 160 gr, 220 gr, 250 gr.

Yellow Board

Jenis kertas ini cukup tebal, biasa digunakan untuk rangka dalam suatu undangan hard cover. Kertas ini tidak bisa dicetak offset, biasanya dilapis dengan art paper atau dupleks. Kertas ini dibedakan berdasarkan ketebalannya, biasanya disebut YB 30 dan YB 40.

Fancy Paper

Jenis kertas dengan beragam warna dan karakteristik. Umum digunakan untuk membuat undangan. Ada banyak jenisnya seperti millennium, jasmine, java emboss, Hawaii dan lain-lain. Gramaturnya juga cukup beragam mulai dari 80 gr, 100 gr, 220 gr, 300 gr.

Corugoated

Jenis kertas bergelombang untuk dos packing seperti dos indomie, dos computer dan lain sebagainya. Sama halnya dengan yellow board, kertas ini biasanya ditempel dengan kertas lain.

Semoga penjelasan jenis – jenis kertas dalam dunia percetakan di atas bermanfaat bagi para pembaca.

ByKrestiana Dwi Adriyani

Menghilangkan Minyak Pada Kertas

Membaca sambil menikmati gorengan memang mengasyikkan. Tapi seringkali tanpa sengaja, jari-jari berminyak Anda menyentuh lembaran buku. Alhasil, lembaran kertas tersebut terkena noda minyak.

Jangan panik, noda tersebut dapat dihilangkan dengan cara yang cukup mudah. Ambil saja garam dapur secukupnya lalu gosok-gosokkan pada bagian yang terkena minyak. Jemur halaman buku tersebut di bawah panas matahari maka noda minyak akan hilang. Selamat mencoba!

ByKrestiana Dwi Adriyani

Pentingnya Memelihara Sebuah Dokumen

Pentingnya memelihara dokumen dan koleksi benda berharga Dokumen adalah benda penting. Dokumen harus dirawat agar tidak rusak atau hilang. Jika dokumen rusak, maka dokumen tidak bisa dipakai lagi. Jika dokumen hilang, maka kita harus membuat dokumen baru. Kita butuh waktu lama untuk membuat dokumen baru. Kita juga harus keluarkan biaya untuk mengurusnya

Cara Merawat Dokumen

Ada beberapa cara melakukan perawatan pada file atau dokument kita sebagai berikut :

  • Dilaminating Dilaminating artinya dilapisi dengan plastik. Tujuannya, agar dokumen tidak cepat rusak jika terkena air
  • Dibingkai Foto-foto dapat disusun dalam album foto. Foto-foto jangan sampai berserakan Selain foto, piagam penghargaan juga dibingkai dan dipajang
  • Disimpan Semua dokumen harus disimpan dengan baik. KTP dan SIM disimpan dalam dompet karena sering di gunakan. Akta kelahiran dan ijazah dimasukkan ke dalam map dokumen. Sebagian orang menyimpan dokumen dalam brankas agar lebih aman.
  • SIM dan STNK adalah dokumen penting. SIM dan STNK harus dimiliki oleh setiap pengendara kendaraan bermotor. Jika tidak memiliki SIM dan STNK, pengemudi bisa ditilang oleh polisi
  • KTP adalah tanda pengenal seseorang. KTP adalah dokumen yang harus disimpan dengan rapi.
  • Sebuah foto adalah dokumen. Foto dapat jadi kenangan suatu peristiwa. Menceritakan peristiwa penting dalam keluarga secara kronologis/ terperinci
  • Peristiwa penting yang kita alami ada yang menyenangkan dan ada pula yang tidak menyenangkan. Peristiwa menyenangkan biasanya akan selalu diingat karena dapat membuat hati senang. Misalnya, saat pertama kali kamu naik pesawat. Peristiwa yang tidak menyenangkan sering kali membuat kita sedih atau kecewa. Peristiwa tidak menyenangkan bisa terjadi karena kita kurang hati-hati. Misalnya saat kamu terpeleset kulit pisang dan saat kamu dirawat di rumah sakit.
  • Peristiwa yang di alami merupakan pengalaman berharga. Pengalaman merupakan guru yang terbaik. Artinya, dari pengalaman kita petik banyak pelajaran.
ByKrestiana Dwi Adriyani

Menyimpan Dokumen Ketika Banjir

“Sebaiknya jangan dilaminating karena akan membuat tulisan dan kertasnya menempel pada plastik laminating dan tidak bisa ditekuk. Kita tidak menganjurkan untuk dokumen-dokumen penting untuk dilaminating,” ujar Kepala Arsip Nasional, Mustari Irawan.

Menurut Mustari, untuk penyimpanannya bisa digunakan dengan mengumpulkannya pada satu kotak dan diletakkan di tempat yang mudah dijangkau. Jika rumah langganan banjir, maka dokumen harus diletakkan di tempat yang tinggi.

Mustari menambahkan, untuk ijazah, kertasnya memang kualitasnya sudah bagus. Tapi kerapuhan kertas biasanya terjadi pada akta kelahiran yang kualitas kertasnya tak terlalu bagus.

“Padahal seharusnya kualitas akta kelahiran bisa lebih bagus karena tetap dibutuhkan selama pemilik akta masih hidup,” ucapnya.

Selain itu ada cara-cara untuk menyelamatkan arsip-arsip ketika bencana banjir seperti mengevakuasi arsip negara ke tempat yang aman, membersihkan arsip dari lumpur atau kotoran dengan air bersih, menyemprotkan larutan alkohol atau ethanol 70 persen ke seluruh permukaan arsip secara merata, mengurai lembaran arsip secara hati-hati, mengeringkan dengan menggunakan kipas angin atau hair dryer di dalam ruangan.

“Jangan mengeringkan kertas dengan matahari langsung karena akan merusak kualitas kertas dan tulisan,” tutur Mustari.

Di tempat yang sama, Kepala Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (BPAD) DKI Anas Effendi menyatakan, hingga saat ini belum ada Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) DKI yang melaporkan kerusakan arsipnya.

ByKrestiana Dwi Adriyani

Jenis-Jenis Arsip

Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk yang sifatnya salinan.

Jenis-jenis arsip diantaranya adalah sebagai berikut :

1). Arsip Dinamis

Arsip yang dipergunakan secara langsung, dalam perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.

2). Arsip Aktif

Arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan, dalam penyelenggaraan administrasi.

3). Arsip Inaktif

Arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya, untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

4). Arsip Statis

Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung, untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

5). Arsip Duplikasi

Arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya.

ByKrestiana Dwi Adriyani

Safe Deposit Box, Penyimpanan Dokumen

Safe Deposit Box adalah suatu wadah atau kotak penyimpanan harta atau surat berharga, yang biasanya ditempatkan pada suatu ruang khazanah yang  dirancang secara khusus dari bahan baja yang kokoh, tahan bongkar dan tahan api.

Tujuannya untuk menjaga keamanan barang yang disimpan dan kenyamanan penggunanya. Kotak simpanan atau SDB ini biasanya berada di bank, kantor pos atau institusi lainnya.

Kotak simpanan ini umumnya digunakan untuk menyimpan perhiasan atau logam mulia, mata uang asing, dokumen penting, penyimpanan data komputer yang perlu dilindungi dari pencurian, kebakaran, banjir dan lain lain.

Umumnya penyewa atau nasabah membayar sejumlah biaya kepada bank sebagai biaya sewa kotak tersebut, yang hanya dapat dibuka dengan kombinasi kunci khusus, tanda tangan yang valid dari penyewa, dan mungkin kode-kode tertentu yang ditetapkan oleh bank.

Beberapa bank bahkan menggunakan fasilitas keamanan dual – kontrol biometrik untuk melengkapi prosedur keamanan konvensional yang sudah ada.

Kegunaan Safe Deposit Box

  • Untuk menyimpan surat-surat berharga dan surat-surat penting seperti sertifikat-sertifikat, saham, obligasi, surat perjanjian, akte kelahiran, ijazah, dan lain-lain.
  • Untuk menyimpan benda-benda berharga seperti emas, berlian, mutiara, intan, dan lain-lain.

Keuntungan Safe Deposit Box (Kotak Penyimpanan)

  • Ruang penyimpanan yang kokoh dilengkapi dengan sistem keamanan terus menerus selama 24 jam. Untuk membukanya diperlukan kunci dari penyewa dan kunci dari bank.
  • Tersedia dalam berbagai ukuran sesuai dengan kebutuhan penyewa baik bagi penyewa perorangan maupun badan.
  • Persyaratan sewa cukup dengan membuka tabungan atau giro (ada bank yang tidak mensyaratkan hal tersebut, namun mengenakan tarif yang berbeda).