Tag Archive dokumen mudah rusak

ByKrestiana Dwi Adriyani

Istilah Stopmap atau Folder

Stopmap juga biasa disebut dengan sebutan Map saja atau folder dalam bahasa inggris. Stopmap adalah kertas tempat menyimpan atau menaruh suatu dokumen yang sudah di spesifikasikan. Sehingga saat dokumen itu diperlukan, file yang terdiri dari beberapa kertas kecil atau pun besar tidak hilang tercecer. Dan stopmap adalag alat yang sangat membantu mengorganisir kertas dokumen.

Stopmap dapat dibuat dari plastik atau kertas. Bila menggunakan kertas biasa menggunakan bahan kertas manila atau kertas BC, kertas ivory, kertas buffalo dan jenis kertas lainnya. namun yang pelu diperhatikan adalah berbahan kertas yang lebih kaku. Sebuah desain stopmap tidak ada ciri atau kesan yang baku. Semuanya tergantung pada perusaahan dan masalah selera saja. Biasanya Stopmap dapat dicetak dengan teknik fullcolor maupun teknik cetak satu warna dan kombinasi hotprint dan emboss.

Stopmap biasanya diberi label berdasarkan isi yang ada di dalamnya. Stopmap dapat diberi label langsung pada tempat penulisan judul stopmap dengan pena atau pensil. Ada juga  menggunakan stiker label yang dapat direkatkan. Materi bisnis Anda akan terlihat jauh lebih baik dan dapat diandalkan jika terorganisir, dan stopmap adalah alat yang sangat baik  untuk mengumpulkan data dalam satu stopmap.

ByKrestiana Dwi Adriyani

Jenis Dokumen Dari Segi Pemakaiannya

Ensiklopedi Administrasi menyatakan dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan.

Berikut ini akan dijelaskan berbagai jenis dokumen ditinjau dari pemakaiannya :

  • Dokumen pribadi, dokumen pribadi merupakan surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada seseorang. Contoh: akta kelahiran, ijazah, piagam, KTP, SIM, surat nikah.
  • Dokumen niaga, adalah surat-surat niaga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan. Contoh: cek, obligasi, kuitansi, wesel, saham, faktur.
  • Dokumen sejarah, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada masa lalu. Contoh: naskah proklamasi, naskah sumpah pemuda, fosil-fosil manusia purba, foto perjuangan, batu tulis.
  • Dokumen pemerintah, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam pemerintahan suatu negara. Contoh: UUD 1945, undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan presiden, keputusan menteri, peraturan daerah, naskah kerja sama antar negara.
ByKrestiana Dwi Adriyani

Menghilangkan Minyak Pada Kertas

Membaca sambil menikmati gorengan memang mengasyikkan. Tapi seringkali tanpa sengaja, jari-jari berminyak Anda menyentuh lembaran buku. Alhasil, lembaran kertas tersebut terkena noda minyak.

Jangan panik, noda tersebut dapat dihilangkan dengan cara yang cukup mudah. Ambil saja garam dapur secukupnya lalu gosok-gosokkan pada bagian yang terkena minyak. Jemur halaman buku tersebut di bawah panas matahari maka noda minyak akan hilang. Selamat mencoba!

ByKrestiana Dwi Adriyani

Menyimpan Dokumen Ketika Banjir

“Sebaiknya jangan dilaminating karena akan membuat tulisan dan kertasnya menempel pada plastik laminating dan tidak bisa ditekuk. Kita tidak menganjurkan untuk dokumen-dokumen penting untuk dilaminating,” ujar Kepala Arsip Nasional, Mustari Irawan.

Menurut Mustari, untuk penyimpanannya bisa digunakan dengan mengumpulkannya pada satu kotak dan diletakkan di tempat yang mudah dijangkau. Jika rumah langganan banjir, maka dokumen harus diletakkan di tempat yang tinggi.

Mustari menambahkan, untuk ijazah, kertasnya memang kualitasnya sudah bagus. Tapi kerapuhan kertas biasanya terjadi pada akta kelahiran yang kualitas kertasnya tak terlalu bagus.

“Padahal seharusnya kualitas akta kelahiran bisa lebih bagus karena tetap dibutuhkan selama pemilik akta masih hidup,” ucapnya.

Selain itu ada cara-cara untuk menyelamatkan arsip-arsip ketika bencana banjir seperti mengevakuasi arsip negara ke tempat yang aman, membersihkan arsip dari lumpur atau kotoran dengan air bersih, menyemprotkan larutan alkohol atau ethanol 70 persen ke seluruh permukaan arsip secara merata, mengurai lembaran arsip secara hati-hati, mengeringkan dengan menggunakan kipas angin atau hair dryer di dalam ruangan.

“Jangan mengeringkan kertas dengan matahari langsung karena akan merusak kualitas kertas dan tulisan,” tutur Mustari.

Di tempat yang sama, Kepala Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (BPAD) DKI Anas Effendi menyatakan, hingga saat ini belum ada Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) DKI yang melaporkan kerusakan arsipnya.

ByKrestiana Dwi Adriyani

Safe Deposit Box, Penyimpanan Dokumen

Safe Deposit Box adalah suatu wadah atau kotak penyimpanan harta atau surat berharga, yang biasanya ditempatkan pada suatu ruang khazanah yang  dirancang secara khusus dari bahan baja yang kokoh, tahan bongkar dan tahan api.

Tujuannya untuk menjaga keamanan barang yang disimpan dan kenyamanan penggunanya. Kotak simpanan atau SDB ini biasanya berada di bank, kantor pos atau institusi lainnya.

Kotak simpanan ini umumnya digunakan untuk menyimpan perhiasan atau logam mulia, mata uang asing, dokumen penting, penyimpanan data komputer yang perlu dilindungi dari pencurian, kebakaran, banjir dan lain lain.

Umumnya penyewa atau nasabah membayar sejumlah biaya kepada bank sebagai biaya sewa kotak tersebut, yang hanya dapat dibuka dengan kombinasi kunci khusus, tanda tangan yang valid dari penyewa, dan mungkin kode-kode tertentu yang ditetapkan oleh bank.

Beberapa bank bahkan menggunakan fasilitas keamanan dual – kontrol biometrik untuk melengkapi prosedur keamanan konvensional yang sudah ada.

Kegunaan Safe Deposit Box

  • Untuk menyimpan surat-surat berharga dan surat-surat penting seperti sertifikat-sertifikat, saham, obligasi, surat perjanjian, akte kelahiran, ijazah, dan lain-lain.
  • Untuk menyimpan benda-benda berharga seperti emas, berlian, mutiara, intan, dan lain-lain.

Keuntungan Safe Deposit Box (Kotak Penyimpanan)

  • Ruang penyimpanan yang kokoh dilengkapi dengan sistem keamanan terus menerus selama 24 jam. Untuk membukanya diperlukan kunci dari penyewa dan kunci dari bank.
  • Tersedia dalam berbagai ukuran sesuai dengan kebutuhan penyewa baik bagi penyewa perorangan maupun badan.
  • Persyaratan sewa cukup dengan membuka tabungan atau giro (ada bank yang tidak mensyaratkan hal tersebut, namun mengenakan tarif yang berbeda).
ByKrestiana Dwi Adriyani

MENGHINDARI KERUSAKAN DOKUMEN

Beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mencegah atau mengurangi kerusakan dokumen adalah :

  • Alam : Supaya udara tidak lembab dan tidak tumbuh jamur, ruang penyimpanan dokumen harus tetap terang, ventilasi harus cukup dan terawat dengan baik. Bila tidak ada ventilasi, maka di dalam ruangan dipasang lampu yang tetap menyala dan atau dipasang AC dengan temperatur 22 derajat -25 derajat celcius.
  • Serangga : Supaya tidak dimakan serangga, sebulan sekali dokumen-dokumen disemprot dengan carian obat anti serangga dan di setiap rak diberi kapur barus.
  • Manusia : Kerusakan yang disebabkan oleh manusia dapat dihindari dengan meningkatkan kesadaran para pengguna, menyimpannya didalam map, dll.
ByKrestiana Dwi Adriyani

PENYEBAB KERUSAKAN DOKUMEN

Dokumen sebagian besar terbuat dari bahan kertas yang mudah rusak. Untuk itu perlu adanya perawatan. Adapun beberapa faktor yang menyebabkan dokumen cepat rusak dan kotor antara lain :

  • Alam : Udara lembab, air, jamur, debu, sinar matahari langsung dan dimakan waktu.
  • Serangan : Firebrat, silverfish, kecoa, rayap.
  • Manusia : Ulah Manusia yang dapat merusak dokumen antara lain : menyobek, membuat coretan, melipat halaman, mengotori.

Akibat yang ditimbulkan oleh faktor-faktor kerusakan di atas adalah :

Alam

  • Udara lembab mengakibatkan timbulnya jamur dan mikroorganisme.
  • Dokumen yang terkena air mengakibatkan timbulnya jamur, bentuk dokumen berubah dan mudah hancur.
  • Dokumen yang terkena sinar matahari secara langsung mengakibatkan dokumen berubah warna dan lebih cepat lapuk.

Serangga

Kerusakan yang di akibatkan oleh serangga adalah dokumen berlubang, jilidan rusak, bahan hancur dimakan serangga.

Manusia

Kerusakan yang disebabkan ulah manusia adalah halaman sobek, dicoret-coret, dilipat dan kotor terkena siswa makanan. Sisa makanan ini yang dapat menimbulkan jamur pada dokumen.